Personio

Solopreneur

nicht geeignet

Personio nennt zehn Beschäftigte als Untergrenze, und darunter trägt die Rechnung nicht. Zum Monatspreis je Kopf kommt eine einmalige Einrichtungsgebühr, deren Höhe von der Unternehmensgröße abhängt, und der Jahresvertrag bindet mindestens zwölf Monate. Für eine Handvoll Personalakten steht dem ein Aufwand gegenüber, den die Zeitersparnis nicht einholt.

KMU

geeignet

Dafür ist das Produkt gebaut. Ab fünfzig Beschäftigten beginnen die HR-Lösungen bei 7,60 Euro je Monat und Kopf, Payroll bei 5 Euro, beides Stand 10.08.2026. Der Einstiegsplan Core deckt Personalakte, Abwesenheiten, Zeiterfassung, Genehmigungswege und Berichte ab. Wer Positionsmanagement, Personalplanung oder E-Signaturen jenseits der Deckelung auf acht Prozent der Beschäftigten braucht, landet bei Core Pro.

Konzern

bedingt geeignet

Bis zehntausend Beschäftigte nennt der Anbieter als Obergrenze, drei Punkte entscheiden die Frage aber vorher. Okta und Microsoft Entra ID liegen erst in Core Pro, im Einstiegsplan gibt es allein die Anmeldung über Google. Die Verfügbarkeitszusage steht bei 99 Prozent im Jahresmittel, rechnerisch rund dreieinhalb Ausfalltage im Jahr. Und das Prüfprotokoll verlässt Personio als CSV-Datei in den eigenen Posteingang; eine Ausleitung in ein Sicherheitsmonitoring beschreibt die öffentliche Hilfe am 10.08.2026 nicht.

Standardprodukt

Die Konzern-Suite nehmen, die HR am Kern führt

SAP SuccessFactors und Workday sind die Namen, die ab einigen tausend Beschäftigten zuerst fallen, im deutschen Mittelstand daneben die Personalwirtschaft von DATEV, weil die Lohnabrechnung ohnehin dort liegt. Konzerne bleiben aus drei Gründen dabei. Das Rechte- und Rollenmodell reicht tiefer, die Trennung über Landesgesellschaften und Tarifwerke ist eingebaut, und die Nachweise, die eine Konzernrevision sehen will, liegen als Dokument vor und nicht hinter der Abfrage einer Arbeits-E-Mail-Adresse. Bezahlt wird das mit Einführungsprojekten, die in Personenjahren gerechnet werden, und mit einer Konfiguration, die ohne eigene Fachleute nicht gepflegt wird.

KI-nativ

Den HR-Bestand aus spezialisierten Anbietern zusammensetzen

Deel und Remote decken Beschäftigung über Ländergrenzen samt Abrechnung ab und haben die Personalakte darum herum gebaut. Billiger wird es dabei selten. Deel führt sein Recruiting-Modul Equip am 10.08.2026 mit 14 US-Dollar je Person und Monat, was allein für die Bewerberstrecke etwa das Doppelte dessen ist, was Personio für die HR-Grundlage nimmt. Der eigentliche Preis ist ein anderer: Sobald Stammdaten, Abwesenheiten und Abrechnung in drei Verträgen liegen, gibt es keinen Ort mehr, an dem der Personalstand von selbst stimmt, und die Abstimmung wandert zurück in eine Tabelle. Für die Bewerberstrecke ist die Rechnung am ehesten offen, und Personio hat sie mit dem Zukauf von aurio für sich selbst beantwortet.

Eigenbau

Die Schicht um die Personalakte selbst bauen

Die Personalakte selbst zu bauen, lohnt nicht. Was sich baut, ist die Schicht darum. n8n verkettet Eintritt, Konten, Hardware und Austritt über die öffentliche Schnittstelle von Personio, die auch Webhooks für die Person-Entität führt. Sanity trägt Vorlagen und Richtlinien, Ory liefert Anmeldung und Rollen, wenn eigene Anwendungen dieselben Rechte brauchen, Infisical hält die Zugangsdaten der Kette. Bei der Lohnabrechnung endet der Eigenbau, weil die Meldewege an Sozialversicherung und Finanzamt zertifizierungspflichtig sind. Gescheitert wird selten am ersten Bau. Es scheitert am Betrieb: Wer die Kette gebaut hat, geht irgendwann, und dann steht zwischen Eintritt und Gehaltslauf ein System ohne Bereitschaft und ohne Wartung. Dazu kommen die Nachweispflichten, die im Eigenbau niemand mitliefert, vom Rechtemodell über das Protokoll der Lesezugriffe auf Gehaltsdaten bis zum Löschkonzept. Als Annahme für die Rechnung: fünfzehn bis fünfundzwanzig Personentage für eine belastbare Ein- und Austrittskette, danach laufend ein bis zwei Tage im Monat für Pflege (Schätzung).

Einstieg

Ab fünfzig Beschäftigten beginnen die HR-Lösungen bei 7,60 Euro je Monat und Kopf, Payroll bei 5 Euro. Bis neunundvierzig Beschäftigte nennt Personio 14 Euro je Monat und Kopf für HR und Payroll zusammen. Dazu kommt eine einmalige Gebühr für die Ersteinrichtung, deren Höhe von der Unternehmensgröße abhängt. Der Testzeitraum läuft vierzehn Tage, danach wird das Konto gesperrt. Alle Angaben Stand 10.08.2026.⁵Stand 2026-08-10Preise je Monat und Kopf: ab 50 Beschäftigten HR ab 7,60 Euro und Payroll ab 5 Euro, bis 49 Beschäftigte HR und Payroll ab 14 Euro, einmalige Einrichtungsgebühr nach Unternehmensgröße, Eignung für 10 bis 10.000 Beschäftigte, über 200 Integrationen, Leistungsumfang von Core und Core Pro einschließlich Okta und Microsoft Entra ID sowie der E-Signatur-Deckelung bei 8 Prozent der BeschäftigtenZur Quelle

Stand 2026-08-10

Was teuer wird

Der Preis hängt am Kopf, und die vereinbarte Nutzerzahl lässt sich während der Laufzeit allein erhöhen. Wer im Januar für vierhundert Köpfe unterschreibt und im Juni bei dreihundertfünfzig steht, zahlt weiter für vierhundert; Ziffer 8.2 der AGB lässt nur den Weg nach oben zu, für Herabstufungen und abbestellte Apps gelten die Kündigungsfristen, und einen Anspruch auf anteilige Rückerstattung gibt es nach Ziffer 3.4 nicht. Der zweite Treiber ist der Sprung von Core auf Core Pro, den man selten wegen einer einzelnen Funktion macht: Okta und Microsoft Entra ID, eigene Integrationen, Positionsmanagement, Personalplanung, unbegrenzte Gesellschaften und die E-Signatur ohne Deckelung liegen alle dort. Stellenanzeigen auf kostenpflichtigen Portalen laufen zusätzlich über die Software.