Verhindert RückstandFertigproduktEtabliert, KI nachgerüstet

Lexware Office

Haufe Service Center GmbH, Freiburg, Marke der Haufe-Lexware GmbH & Co. KG ·www.lexware.de/buchhaltungssoftware/· Stand: 2026-09-28

Lexware Office schreibt Angebote und Rechnungen, liest Eingangsbelege aus, gleicht sie mit den angebundenen Bankkonten ab und führt daraus die Buchhaltung bis zur Umsatzsteuer-Voranmeldung und zur Einnahmen-Überschuss-Rechnung. Die Lohnabrechnung samt Meldungen an Krankenkassen und Finanzamt lässt sich als Modul dazubuchen, und der Steuerberater bekommt einen eigenen Zugang zum selben Datenbestand.

Dieses Werkzeug mit KI durchgehen

ClaudeChatGPTPerplexity

Unser Urteil

Für ein kleines Unternehmen in Deutschland hängt an der Buchhaltung eine Kette von Pflichten, die seit dem 01.01.2025 um den Empfang strukturierter E-Rechnungen länger geworden ist: GoBD-konforme Aufzeichnung, acht- bis zehnjährige Aufbewahrung, elektronische Umsatzsteuer-Voranmeldung. Lexware Office schließt diese Kette ab Version L für 21,90 Euro im Monat zuzüglich Umsatzsteuer, und deshalb lautet das Urteil: verhindert Rückstand. Nach eigener Angabe des Anbieters arbeiten weit über 450.000 Kunden mit dem Werkzeug (Stand 24.09.2026), wer es einsetzt, steht also auf derselben Grundlage wie der Betrieb nebenan. Die KI-Funktionen sitzen in Belegerkennung und Buchungsvorschlägen. In den Unterlagen fallen zwei Punkte auf: harte Obergrenzen in der Fair Usage Policy, die den Einsatzbereich nach oben begrenzen, und eine öffentlich ausgelegte Auftragsverarbeitung, deren Zweckklausel weiter reicht als die Zusage in den Geschäftsbedingungen.

Belege:Stand 2026-09-24Markeninhaberin, Rechtsform, Registergericht und Registernummern, Aufsichtsbehörde BaFinZur QuelleStand 2026-09-28Vertragspartner, Registernummer HRB 5718, Geschäftsführung, Zahlungsinstitute-Register 156230, Geschäftsbedingungen samt Ziffern zu KI-Nutzung, Trainingsausschluss, Haftung, Verfügbarkeit, Preisanpassung, Zwei-Faktor-Anmeldung und Vertragsende, Stand 11.08.2026, Nur-Lese-Zugang für die Dauer der Aufbewahrungsfristen nach Ziffer 13, Haftung außerhalb von Vorsatz und grober Fahrlässigkeit auf 50 Prozent begrenztZur QuelleStand 2026-09-28Auftragsverarbeitung mit Zweckklausel, Hosting in Deutschland, Unterauftragnehmern in Anlage 1, Einspruchsrecht mit außerordentlichem Kündigungsrecht des Anbieters, Ausnahme für Sicherheitskopien, technischen und organisatorischen Maßnahmen samt zehnjährigem Audit-Log in Anlage 2 und Regeln zum Vertragsende, Stand 12.11.2025Zur QuelleStand 2026-09-28Datenschutzerklärung mit Trennung zwischen eigener Verantwortlichkeit und Auftragsverarbeitung, Datadog, Mixpanel, Training des Intercom-Support-Chatbots mit Chat-Eingaben und Drittlandregeln, Stand 23.09.2026Zur QuelleStand 2026-09-24Obergrenzen der Nutzung: 50.000 Belege je Kalenderjahr, 50 Lohnabrechnungen je Monat, Stand 13.11.2025Zur QuelleStand 2026-09-28Preise der Versionen S bis XL, Lohnmodul, Aktionsrabatt für die ersten drei Monate, Steuerberater-Zugang mit über 50.000 nutzenden Steuerberatern nach Anbieterangabe und Anzahl der Partner-ErweiterungenZur QuelleStand 2026-09-24Rechenzentren im Großraum Frankfurt mit ISO 27001 und PCI DSS, Prüfung nach IDW PS 880, Kundenzahl nach eigener AngabeZur QuelleStand 2026-09-24GoBD-Testat nur nach Formular über das Berichtsportal der beauftragten WirtschaftsprüfungsgesellschaftZur QuelleStand 2026-09-28Vier Arbeitsrechte plus Self-Service-Recht für eigene Lohndokumente, Recht auf Belege nur bei Self-Service-Benutzern entziehbar, beliebig viele Benutzer, Administratoren können Rechte anderer Administratoren ändernZur QuelleStand 2026-09-24Protokollierung von Änderungen und Anmeldungen mit Zeitpunkt und IP-AdresseZur QuelleStand 2026-09-28Eintragung der Haufe Service Center GmbH im Handelsregister am 13.03.2006 und MuttergesellschaftZur QuelleStand 2026-09-24Umsatz der Haufe Group im Geschäftsjahr 2024/25, Meldung vom 13.08.2025Zur QuelleStand 2026-09-24Umsatz der Haufe Group im Geschäftsjahr 2025/26, Meldung vom 23.07.2026Zur QuelleStand 2026-09-24Umbenennung von lexoffice in Lexware Office bei unveränderten VerträgenZur QuelleStand 2026-09-28Tarife von Norman: Buchhaltung und E-Rechnung im kostenfreien Tarif, Umsatzsteuer-Voranmeldung für Selbstständige im Tarif Pro für 28 Euro, für Kapitalgesellschaften im Tarif Max für 52 Euro, jeweils im Monat zuzüglich UmsatzsteuerZur QuelleStand 2026-09-28Aufbewahrungsfristen seit 01.01.2025: zehn Jahre für Bücher und Abschlüsse, acht Jahre für Buchungsbelege (§ 147 Abs. 3 AO)Zur QuelleStand 2026-09-28Programme und Ausfüllhilfen für Meldungen an die Sozialversicherung brauchen vor dem ersten Einsatz eine Systemprüfung (§ 19 DEÜV)Zur Quelle

Für wen es taugt

Solopreneur

geeignet

Der Einstieg liegt bei 7,90 Euro im Monat für Belegerfassung und Archiv, die Buchhaltung mit Umsatzsteuer-Voranmeldung und Einnahmen-Überschuss-Rechnung beginnt in Version L bei 21,90 Euro, jeweils zuzüglich Umsatzsteuer und monatlich kündbar. Eine Mindestlaufzeit gibt es nicht, der Zugang für den Steuerberater ist kostenlos.

KMU

bedingt geeignet

Beliebig viele Benutzer sind erlaubt. Das Rechtemodell kennt nur vier grobe Arbeitsrechte für Belege, Finanzbuchhaltung, Lohnabrechnung und Administration, dazu ein Self-Service-Recht für eigene Lohndokumente, und das Recht auf Belege lässt sich nur Benutzern mit Self-Service-Zugang entziehen. Jeder Administrator kann die Rechte aller anderen Administratoren ändern. Eine Anmeldung über Single Sign-on ist öffentlich nicht dokumentiert. Die Fair Usage Policy begrenzt auf 50.000 Belege je Kalenderjahr und 50 Lohnabrechnungen je Monat, das Lohnmodul endet in der Preistabelle bei 50 Mitarbeitenden.

Konzern

nicht geeignet

Die Auftragsverarbeitung beschreibt den Zweck selbst: Klein- und Kleinstunternehmen zu unterstützen. Konsolidierung über mehrere Gesellschaften kommt in der Funktionsübersicht nicht vor, die Haftung ist außerhalb von Vorsatz und grober Fahrlässigkeit je Kalenderjahr auf 50 Prozent der gezahlten Vergütung begrenzt, und die zugesagte Verfügbarkeit liegt bei 99 Prozent im Monatsmittel während der Betriebszeiten, ohne geplante Wartung.

Kaufen, wechseln oder bauen

Standardprodukt

Buchhaltung über die Kanzlei in DATEV führen

Das übliche Gegenstück ist DATEV Unternehmen online, eingerichtet über die eigene Kanzlei, die im DATEV-Format arbeitet und den Datenbestand dort weiterführt. Lexware Office setzt beim Unternehmen an: das Unternehmen bucht selbst und übergibt über die elektronische Pendelakte an die Kanzlei (Stand 28.09.2026).

KI-nativ

KI-native Buchhaltung mit kostenfreiem Kern

Norman ist ein Gegenstück, das die KI-Buchhaltung selbst zum Produkt macht. Buchhaltung und E-Rechnung gibt es dort nach eigener Angabe im kostenfreien Tarif. Die Umsatzsteuer-Voranmeldung kostet für Selbstständige im Tarif Pro 28 Euro im Monat zuzüglich Umsatzsteuer, für Kapitalgesellschaften im Tarif Max 52 Euro (Stand 28.09.2026). Günstiger ist Norman also nur für Nutzer, die keine Voranmeldung abgeben. Vor einem Wechsel zu prüfen sind zwei Dinge, die bei Lexware Office belegt und beim Gegenstück für dieses Profil nicht geprüft sind: eine Lohnabrechnung mit Meldewegen an Krankenkassen und Finanzamt und eine öffentlich ausgelegte Auftragsverarbeitung mit Liste der Unterauftragnehmer.

Eigenbau

Belegstrecke selbst bauen

Bauen ließe sich die Belegstrecke: n8n verkettet Posteingang und Ablage ohne eigenen Programmcode, Claude Code schreibt die Auswerteschritte, LiteLLM hält die Modellaufrufe austauschbar und Langfuse misst die Trefferquote je Belegtyp. Bei zehn Personentagen zu 1.200 Euro (Schätzung) stehen 12.000 Euro gegen 262,80 Euro im Jahr für Version L. Dazu kommen drei Punkte, die der Eigenbau selbst abdecken müsste: die Übermittlung an das Finanzamt, die acht- bis zehnjährige GoBD-konforme Ablage und beim Lohn die Meldungen an die Sozialversicherung, die nur aus systemgeprüfter Software oder über eine Ausfüllhilfe wie sv.net abgegeben werden dürfen. Geht der Erbauer, fehlt jemand, der die Strecke gegen geänderte Vorschriften prüft.

Unser Rat

  • Solopreneur: Kaufen, mit Version L, sobald Umsatzsteuer anfällt, und die Anmeldung in zwei Schritten für jeden Benutzer einschalten: ohne sie hat der Kunde nach Ziffer 3.3 der Geschäftsbedingungen einen Missbrauch in jedem Fall zu vertreten.
  • KMU: Kaufen, solange die Obergrenzen der Fair Usage Policy weit entfernt sind, und ab etwa 30 Mitarbeitenden (Schätzung) den Wechselpfad planen, bevor die 50er-Grenze beim Lohn erreicht ist.
  • Konzern: Für Konzerne ungeeignet: Die Auftragsverarbeitung nennt Klein- und Kleinstunternehmen als Zweck, die Haftung ist außerhalb von Vorsatz und grober Fahrlässigkeit auf 50 Prozent der jährlich gezahlten Vergütung begrenzt, Konsolidierung kommt in der Funktionsübersicht nicht vor.

Wer dahinter steht

Tragfähigkeit: Etabliert

Lexware Office gehört zur Haufe Group, die sich selbst als Familienunternehmen mit Sitz in Freiburg beschreibt. Vertragspartner und Auftragsverarbeiter ist die Haufe Service Center GmbH, eine Tochter der Rudolf Haufe Verlag GmbH & Co. KG. Die Haufe Service Center GmbH ist zugleich als Zahlungsinstitut bei der BaFin registriert. Eine Beteiligung von Finanzinvestoren taucht in den geprüften Unterlagen nicht auf.

  • Vertragspartner und Register: Haufe Service Center GmbH, Munzinger Straße 9, 79111 Freiburg, Amtsgericht Freiburg HRB 5718, Geschäftsführung Christa van der Burgh und Dr. Tobias LagatzStand 2026-09-24Vertragspartner, Registernummer HRB 5718, Geschäftsführung, Zahlungsinstitute-Register 156230, Geschäftsbedingungen samt Ziffern zu KI-Nutzung, Trainingsausschluss, Haftung, Verfügbarkeit, Preisanpassung, Zwei-Faktor-Anmeldung und Vertragsende, Stand 11.08.2026, Nur-Lese-Zugang für die Dauer der Aufbewahrungsfristen nach Ziffer 13, Haftung außerhalb von Vorsatz und grober Fahrlässigkeit auf 50 Prozent begrenztZur Quelle · Stand 2026-09-24
  • Markeninhaberin: Haufe-Lexware GmbH & Co. KG, Kommanditgesellschaft mit Sitz in Freiburg, Registergericht Freiburg HRA 4408, Komplementärin Haufe-Lexware Verwaltungs GmbH, HRB 5557Stand 2026-09-24Markeninhaberin, Rechtsform, Registergericht und Registernummern, Aufsichtsbehörde BaFinZur Quelle · Stand 2026-09-24
  • Registereintrag und Eigentum: Haufe Service Center GmbH im Handelsregister eingetragen am 13.03.2006, Muttergesellschaft Rudolf Haufe Verlag GmbH & Co. KG, Jahresabschlüsse zum 30.06. seit 2006Stand 2026-09-28Eintragung der Haufe Service Center GmbH im Handelsregister am 13.03.2006 und MuttergesellschaftZur Quelle · Stand 2026-09-28
  • Aufsicht: Haufe Service Center GmbH als Zahlungsinstitut für Zahlungsauslöse- und Kontoinformationsdienste bei der BaFin registriert, Zahlungsinstitute-Register 156230Stand 2026-09-28Vertragspartner, Registernummer HRB 5718, Geschäftsführung, Zahlungsinstitute-Register 156230, Geschäftsbedingungen samt Ziffern zu KI-Nutzung, Trainingsausschluss, Haftung, Verfügbarkeit, Preisanpassung, Zwei-Faktor-Anmeldung und Vertragsende, Stand 11.08.2026, Nur-Lese-Zugang für die Dauer der Aufbewahrungsfristen nach Ziffer 13, Haftung außerhalb von Vorsatz und grober Fahrlässigkeit auf 50 Prozent begrenztZur Quelle · Stand 2026-09-28
  • Geschäftsjahr 2024/25 der Gruppe: Umsatz der Haufe Group 562 Millionen Euro, Wachstum über 8 Prozent, rund 2.500 Beschäftigte, Meldung vom 13.08.2025Stand 2026-09-24Umsatz der Haufe Group im Geschäftsjahr 2024/25, Meldung vom 13.08.2025Zur Quelle · Stand 2026-09-24
  • Geschäftsjahr 2025/26 der Gruppe: Erstmals über 600 Millionen Euro Umsatz, Wachstum 7 Prozent, Lexware nach Angabe der Gruppe gewachsen, Stichtag 30.06.2026, Meldung vom 23.07.2026Stand 2026-09-24Umsatz der Haufe Group im Geschäftsjahr 2025/26, Meldung vom 23.07.2026Zur Quelle · Stand 2026-09-24
  • Kundenbasis nach eigener Angabe: Weit über 450.000 Kunden, Anbieterangabe, abgerufen am 24.09.2026Stand 2026-09-24Rechenzentren im Großraum Frankfurt mit ISO 27001 und PCI DSS, Prüfung nach IDW PS 880, Kundenzahl nach eigener AngabeZur Quelle · Stand 2026-09-24
  • Steuerberater-Zugang nach eigener Angabe: Über 50.000 Steuerberater in Deutschland nutzen den kostenlosen Online-Zugang zu Mandantenkonten, Anbieterangabe, abgerufen am 28.09.2026Stand 2026-09-28Preise der Versionen S bis XL, Lohnmodul, Aktionsrabatt für die ersten drei Monate, Steuerberater-Zugang mit über 50.000 nutzenden Steuerberatern nach Anbieterangabe und Anzahl der Partner-ErweiterungenZur Quelle · Stand 2026-09-28

Ausstiegskosten: Gering

Der Ausstieg ist vertraglich geregelt. Nach dem Vertragsende bleibt der Account laut Auftragsverarbeitung kostenlos im Nur-Lese-Modus, nach Ziffer 13 der Geschäftsbedingungen auf Wunsch für die Dauer der handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungsfristen, und Export oder Löschung bleiben in dieser Zeit möglich. Offen bleibt, was im neuen System als Zusammenhang ankommt: festgeschriebene Buchungen, die Protokollierung und die Zuordnung von Beleg zu Bankumsatz. Die Auftragsverarbeitung spricht von gängigen Datenaustauschformaten, ohne sie zu benennen. Für den Weg zu einer Kanzlei gibt es die elektronische Pendelakte, weitergehende Migrationshilfe berechnet der Anbieter gesondert nach Preisliste.

Regulatorik und Daten

Wie die Ampel zu lesen istWie die Ampel zu lesen istDie Ampel bewertet den Belegstand je Regulatorik-Punkt, nicht die Qualität des Werkzeugs. Grundlage ist ausschließlich der im Profil hinterlegte wert samt notiz und quelle in toolboxDetail.json, Stand 30.07.2026. Wo eine Angabe fehlt, bewertet die Ampel das Fehlen, nicht eine Vermutung. Ein sauber begründetes „unklar" an einem für das Werkzeug nachrangigen Punkt ist gelb. Ein fehlender Beleg an einem Punkt, der über die Einsetzbarkeit entscheidet, ist rot.belegt, ohne Auflagebelegt, an eine Auflage gebundenbelegt, aber ungünstigan einem kritischen Punkt offen
AuftragsverarbeitungMaßstab für diesen Punkt: Auftragsverarbeitungbelegt, ohne Auflage: Auftragsverarbeitungsvertrag öffentlich abrufbar und ohne weitere Bedingung Bestandteil des Vertrags; oder er entfällt nachvollziehbar begründet, weil kein Anbieter Kundendaten verarbeitet.belegt, an eine Auflage gebunden: Vertrag existiert, ist aber an einen Tarif gebunden, nur nach Anfrage einsehbar oder allein in den Nutzungsbedingungen geregelt statt als eigenes Dokument.belegt, aber ungünstig: Kein Auftragsverarbeitungsvertrag im üblichen Sinn: entweder weil der Anbieter für das Kerngeschäft eigenständig Verantwortlicher ist und stattdessen eine andere Konstruktion gilt, oder weil öffentlich offen bleibt, ob überhaupt einer angeboten wird.an einem kritischen Punkt offen: Weder ein Vertrag noch ein dokumentierter Weg zu einem Vertrag; der Einkauf hätte nichts, worauf er sich stützen kann.belegt, ohne Auflageeigene Vereinbarung nach Art. 28 DSGVO, im Volltext öffentlich und als PDF abrufbar, Stand 12.11.2025Stand 2026-09-24Auftragsverarbeitung mit Zweckklausel, Hosting in Deutschland, Unterauftragnehmern in Anlage 1, Einspruchsrecht mit außerordentlichem Kündigungsrecht des Anbieters, Ausnahme für Sicherheitskopien, technischen und organisatorischen Maßnahmen samt zehnjährigem Audit-Log in Anlage 2 und Regeln zum Vertragsende, Stand 12.11.2025Zur QuelleDie Vereinbarung liegt vollständig aus, samt Unterauftragnehmern in Anlage 1 und technischen und organisatorischen Maßnahmen in Anlage 2. Auftragsverarbeiter ist die Haufe Service Center GmbH, dieselbe Gesellschaft, die nach den Geschäftsbedingungen die Verträge abwickelt. An einen Tarif ist sie nicht gebunden. Eine Unstimmigkeit im Wortlaut fällt auf: die Vereinbarung soll mit Unterzeichnung in Kraft treten, die Datenschutzerklärung spricht von einem bereits geschlossenen Vertrag. Einen Unterschriftsweg nennt keine der beiden Seiten.Stand 2026-09-24
SpeicherortMaßstab für diesen Punkt: Speicherortbelegt, ohne Auflage: EU-Speicherort ohne Zusatzkosten und ohne Tarifbindung, oder der Ort ist vollständig selbst bestimmbar, weil das Werkzeug im eigenen Betrieb läuft.belegt, an eine Auflage gebunden: EU-Speicherort möglich, aber an einen Tarif, einen gesondert zu aktivierenden Zusatz oder einen Umzug in eine getrennte Umgebung gebunden; oder die EU-Region ist nicht die Voreinstellung.belegt, aber ungünstig: Kein EU-Speicherort, der Ort ist aber eindeutig benannt, sodass die Folgen bewertbar sind.an einem kritischen Punkt offen: Der Speicherort ist öffentlich nicht benannt oder vom Kunden nicht steuerbar, sodass sich die Verarbeitung nicht verorten lässt.belegt, ohne AuflageAmazon Web Services in Frankfurt für alle Rechnungs- und Buchhaltungsfunktionen, AWS Europe für den Betrieb der KI-gestützten FunktionenStand 2026-09-28Auftragsverarbeitung mit Zweckklausel, Hosting in Deutschland, Unterauftragnehmern in Anlage 1, Einspruchsrecht mit außerordentlichem Kündigungsrecht des Anbieters, Ausnahme für Sicherheitskopien, technischen und organisatorischen Maßnahmen samt zehnjährigem Audit-Log in Anlage 2 und Regeln zum Vertragsende, Stand 12.11.2025Zur QuelleLaut Auftragsverarbeitung werden alle Kernfunktionen ausschließlich in Deutschland entwickelt und gehostet, genannt sind Rechnungserstellung, Belegverarbeitung, Lohnabrechnung und Kasse. Vertragspartner für das Hosting ist die Amazon Web Services EMEA SARL in Luxemburg. Die amerikanische Muttergesellschaft steht als eigener Eintrag in der Liste, begrenzt auf interne Supportleistungen und nur mit vorheriger Genehmigung. Ein Aufpreis für die Region ist nicht genannt.Stand 2026-09-28
SubunternehmerMaßstab für diesen Punkt: Subunternehmerbelegt, ohne Auflage: Vollständige öffentliche Liste der Unterauftragnehmer mit Zweck und Land; oder es gibt keine, weil das Werkzeug im eigenen Betrieb läuft.belegt, an eine Auflage gebunden: Liste existiert und ist benannt, aber nur nach Anfrage oder nach Zugang zu einem Vertrauensportal einsehbar, oder sie nennt Zweck und Land nicht vollständig.belegt, aber ungünstig: Keine geführte Liste; namentlich stehen nur einzelne Dienste in der Datenschutzerklärung, überwiegend solche der eigenen Website.an einem kritischen Punkt offen: Weder eine Liste noch eine Nennung der Verarbeiter des Produkts, und kein dokumentierter Weg, sie zu erfahren.belegt, ohne Auflageöffentliche Liste mit zehn Einträgen samt Anschrift und Leistung, dazu ein Genehmigungsvorbehalt für AWS Inc.Stand 2026-09-28Auftragsverarbeitung mit Zweckklausel, Hosting in Deutschland, Unterauftragnehmern in Anlage 1, Einspruchsrecht mit außerordentlichem Kündigungsrecht des Anbieters, Ausnahme für Sicherheitskopien, technischen und organisatorischen Maßnahmen samt zehnjährigem Audit-Log in Anlage 2 und Regeln zum Vertragsende, Stand 12.11.2025Zur QuelleAnlage 1 nennt jede Firma mit Anschrift und Zweck: zwei Haufe-Gesellschaften für Entwicklung und Support, Amazon Web Services für das Hosting, UserVoice für ein Feedbackwerkzeug, The Rocket Science Group mit Mandrill für den Versand aller Arten von E-Mails, Intercom für Kommunikation mit KI-Unterstützung, B+S Banksysteme und BANKSapi für den Bankabruf, SorryApp für Statusmeldungen und Klippa aus Groningen für die Datenextraktion aus Buchungsbelegen. Datadog und Mixpanel stehen nur in der Datenschutzerklärung, dort als eigene Verarbeitung des Anbieters auf Grundlage berechtigter Interessen, mit Datenhaltung in der EU. Eine Änderung muss der Anbieter vorab anzeigen, der Kunde kann widersprechen, der Anbieter darf dann den Vertrag außerordentlich kündigen.Stand 2026-09-28
DrittlandübermittlungMaßstab für diesen Punkt: Drittlandübermittlungbelegt, ohne Auflage: Keine Übermittlung in ein Drittland, oder die Übermittlung findet statt und die Grundlage ist benannt und im Vertrag verankert, etwa Standardvertragsklauseln, Angemessenheitsbeschluss oder EU-US-Datenschutzrahmen.belegt, an eine Auflage gebunden: Übermittlung findet statt, eine Grundlage ist genannt, aber ohne Zuordnung, welcher Empfänger auf welcher Grundlage arbeitet.belegt, aber ungünstig: Übermittlung findet statt und die eigenen Unterlagen widersprechen sich, oder die genannte Grundlage bezieht sich erkennbar nur auf einen Randbereich wie die Marketing-Website.an einem kritischen Punkt offen: Übermittlung findet erkennbar statt und eine Grundlage wird nirgends genannt.belegt, an eine Auflage gebundenÜbermittlung in die USA und das Vereinigte Königreich für Nebenfunktionen, Grundlage pauschal benannt ohne Zuordnung je EmpfängerStand 2026-09-24Auftragsverarbeitung mit Zweckklausel, Hosting in Deutschland, Unterauftragnehmern in Anlage 1, Einspruchsrecht mit außerordentlichem Kündigungsrecht des Anbieters, Ausnahme für Sicherheitskopien, technischen und organisatorischen Maßnahmen samt zehnjährigem Audit-Log in Anlage 2 und Regeln zum Vertragsende, Stand 12.11.2025Zur QuelleDie Kernfunktionen bleiben in Deutschland. Für ergänzende Funktionen wie E-Mail-Versand, Supportplattform und Analyse greift der Anbieter auf Unterauftragnehmer mit Sitz in den USA zurück, genannt sind UserVoice, The Rocket Science Group und Intercom, dazu SorryApp in London. Als Grundlage nennt die Auftragsverarbeitung in der Regel einen Angemessenheitsbeschluss und andernfalls Standardvertragsklauseln. Welcher Empfänger auf welcher Grundlage arbeitet, steht nirgends. Praktisch folgenreich ist der E-Mail-Versand: Rechnungen, die aus dem Programm verschickt werden, laufen über einen amerikanischen Dienst.Stand 2026-09-24
Training mit KundendatenMaßstab für diesen Punkt: Training mit Kundendatenbelegt, ohne Auflage: Vertraglich oder in der Datenschutzerklärung ausdrücklich ausgeschlossen, mit Erstreckung auf die eingesetzten Modellanbieter; oder es gibt keine Datenübertragung an einen Anbieter.belegt, an eine Auflage gebunden: Ausschluss ab einem bestimmten Tarif, oder die Zusage steht nur auf einer Dokumentationsseite statt im Vertrag, oder die Frage stellt sich für das Werkzeug sachlich kaum und der Anbieter schweigt dazu.belegt, aber ungünstig: Nutzung ist die Voreinstellung und nur ein Widerspruch beendet sie; oder der Anbieter trainiert eigene Modelle auf bereinigten Kundendaten.an einem kritischen Punkt offen: Keine Aussage, obwohl das Werkzeug KI-Funktionen auf Kundeninhalten betreibt.belegt, an eine Auflage gebundenTraining mit Eingaben und Ausgaben der KI-Funktionen vertraglich ausgeschlossen, die Auftragsverarbeitung behält sich Analyse und Verbesserung des Angebots vorStand 2026-09-28Vertragspartner, Registernummer HRB 5718, Geschäftsführung, Zahlungsinstitute-Register 156230, Geschäftsbedingungen samt Ziffern zu KI-Nutzung, Trainingsausschluss, Haftung, Verfügbarkeit, Preisanpassung, Zwei-Faktor-Anmeldung und Vertragsende, Stand 11.08.2026, Nur-Lese-Zugang für die Dauer der Aufbewahrungsfristen nach Ziffer 13, Haftung außerhalb von Vorsatz und grober Fahrlässigkeit auf 50 Prozent begrenztZur QuelleDie Geschäftsbedingungen in der Fassung vom 11.08.2026 schließen in Abschnitt II Ziffer 2.3 die Nutzung von Input oder Output zu Trainingszwecken aus. Die Auftragsverarbeitung nennt darüber hinaus sonstige Zwecke, darunter die Analyse und Verbesserung des Dienstleistungsangebots, und sie erlaubt die Nutzung der gespeicherten Daten zu damit kompatiblen Zwecken nach Art. 6 Abs. 4 DSGVO. Ausgenommen davon ist der Support-Chatbot von Intercom, der laut Datenschutzerklärung mit den Chat-Eingaben trainiert wird. Welches Modell die KI-Funktionen trägt, benennt der Anbieter nicht; die Liste nennt AWS Europe für den Betrieb der KI-Funktionen und Klippa für die Belegextraktion.Stand 2026-09-28
Aufbewahrung und LöschungMaßstab für diesen Punkt: Aufbewahrung und Löschungbelegt, ohne Auflage: Löschfristen nach Vertragsende beziffert und die Löschung oder Rückgabe zugesagt; oder die Fristen bestimmt der Betreiber selbst, weil das Werkzeug im eigenen Betrieb läuft.belegt, an eine Auflage gebunden: Löschung ist zugesagt, die Fristen sind aber nur teilweise beziffert, oder Sicherungskopien sind ausdrücklich ausgenommen.belegt, aber ungünstig: Nur der Grundsatz der Erforderlichkeit ohne jede Frist nach Vertragsende, oder Fristen sind allein für Randbereiche wie Website-Protokolle genannt.an einem kritischen Punkt offen: Keine Aussage zu Aufbewahrung und Löschung.belegt, an eine Auflage gebundenkostenloser Nur-Lese-Zugang nach Vertragsende, Löschung jederzeit selbst auslösbar, Testkonten nach spätestens 13 Monaten gelöscht, keine Frist für SicherungskopienStand 2026-09-28Auftragsverarbeitung mit Zweckklausel, Hosting in Deutschland, Unterauftragnehmern in Anlage 1, Einspruchsrecht mit außerordentlichem Kündigungsrecht des Anbieters, Ausnahme für Sicherheitskopien, technischen und organisatorischen Maßnahmen samt zehnjährigem Audit-Log in Anlage 2 und Regeln zum Vertragsende, Stand 12.11.2025Zur QuelleDie Auftragsverarbeitung regelt das Vertragsende konkret: der Account bleibt kostenlos lesbar, der Kunde kann die vollständige Löschung selbst auslösen und alle Daten exportieren, ein nicht gekaufter Testaccount wird spätestens 13 Monate nach Ende der Testphase gelöscht. Sicherheitskopien darf der Anbieter anlegen, soweit sie für eine ordnungsgemäße Verarbeitung nötig sind. Eine Frist, nach der auch die Sicherungen verschwinden, ist nicht beziffert. Ein Löschkonzept über den Account hinaus bleibt Sache des Kunden.Stand 2026-09-28
ZertifikateMaßstab für diesen Punkt: Zertifikatebelegt, ohne Auflage: Mehrere anerkannte Nachweise, benannt mit Norm, Fassung und Geltungsbereich, und bezogen auf den Anbieter selbst.belegt, an eine Auflage gebunden: Ein anerkannter Nachweis für den Anbieter belegt, der Bericht aber nur auf Anfrage, oder der Nachweis hängt an einem Tarif, oder der Geltungsbereich bleibt teilweise offen.belegt, aber ungünstig: Nur pauschale Nennung ohne Norm-Fassung und Geltungsbereich, oder bloße Selbstauskunft, oder die Nachweise gehören dem Infrastrukturanbieter statt dem Anbieter, oder der Prüfzeitraum ist erkennbar veraltet, oder die eigenen Angaben widersprechen sich.an einem kritischen Punkt offen: Kein Nachweis genannt und keine Sicherheits- oder Vertrauensseite vorhanden.belegt, aber ungünstigGoBD-Testat nach IDW PS 880 genannt, Einsicht nur nach Formular über das Portal eines ungenannten Wirtschaftsprüfers; ISO 27001 und PCI DSS gelten den RechenzentrenStand 2026-09-24Rechenzentren im Großraum Frankfurt mit ISO 27001 und PCI DSS, Prüfung nach IDW PS 880, Kundenzahl nach eigener AngabeZur QuelleNach Angabe des Anbieters prüft eine unabhängige Wirtschaftsprüfungsgesellschaft Lexware Office regelmäßig nach IDW PS 880, IDW RS FAIT 1 und GoBD. Wer das Testat sehen will, gibt Firmenname, Namen und E-Mail-Adresse ein und wird auf das Berichtsportal der Prüfgesellschaft weitergeleitet; deren Name, das Prüfdatum und der Geltungsbereich stehen öffentlich nicht da. Die Zertifizierungen nach ISO 27001 und PCI DSS beziehen sich ausdrücklich auf die Hochsicherheitsrechenzentren im Großraum Frankfurt und damit auf den Hoster. Eine eigene Zertifizierung des Anbieters nach ISO 27001 ist nicht genannt. Das Formular wurde für dieses Profil nicht abgeschickt.Stand 2026-09-24
EU-KI-Verordnung, Artikel 50Maßstab für diesen Punkt: EU-KI-Verordnung, Artikel 50belegt, ohne Auflage: Der Anbieter macht eine belegte Aussage, die die eigene Pflicht trägt, etwa Modelldokumentation und Zertifizierung nach ISO/IEC 42001; oder das Werkzeug enthält nachvollziehbar begründet kein KI-System im Sinne der Verordnung.belegt, an eine Auflage gebunden: Der Anbieter äußert sich zur Verordnung oder ordnet die eigene Funktion ein, eine benannte Zusage zu den Transparenzpflichten aus Artikel 50 fehlt aber; oder das Werkzeug enthält kein KI-System, das gegenüber Menschen auftritt, und der Anbieter schweigt.belegt, aber ungünstig: Das Produkt enthält KI-Funktionen, der Anbieter schweigt dazu oder trägt ein Selbstetikett ohne Nachweis; die Kennzeichnung ist vom Betreiber aber selbst setzbar.an einem kritischen Punkt offen: KI spricht im Produkt unmittelbar mit Endkunden und der Anbieter sagt zu Artikel 50 nichts; die Kennzeichnung lässt sich ohne Zusage des Anbieters nicht sicher setzen.belegt, an eine Auflage gebundenGeschäftsbedingungen nennen die KI-Verordnung und schließen verbotene Praktiken und Hochrisiko-Einsatz aus, eine Aussage zu Artikel 50 fehltStand 2026-09-24Vertragspartner, Registernummer HRB 5718, Geschäftsführung, Zahlungsinstitute-Register 156230, Geschäftsbedingungen samt Ziffern zu KI-Nutzung, Trainingsausschluss, Haftung, Verfügbarkeit, Preisanpassung, Zwei-Faktor-Anmeldung und Vertragsende, Stand 11.08.2026, Nur-Lese-Zugang für die Dauer der Aufbewahrungsfristen nach Ziffer 13, Haftung außerhalb von Vorsatz und grober Fahrlässigkeit auf 50 Prozent begrenztZur QuelleZiffer 2.3 der Geschäftsbedingungen für SaaS-Lösungen verweist ausdrücklich auf die Verordnung (EU) 2024/1689. Untersagt sind die Praktiken aus Artikel 5 und jede Nutzung, durch die die KI-Funktionen als hochriskant eingestuft würden, einschließlich der Bereiche aus Anhang III wie Personalmanagement. Die Verantwortung für Eingaben und Ergebnisse legt der Anbieter beim Kunden ab, samt Freistellung. Zu den Transparenzpflichten aus Artikel 50 sagt er nichts. Die KI-Funktionen im Produkt arbeiten an Belegen und Buchungsvorschlägen und treten den Endkunden des Kunden nicht gegenüber.Stand 2026-09-24
ProtokollierungMaßstab für diesen Punkt: Protokollierungbelegt, ohne Auflage: Nachvollziehbares Protokoll über Zugriffe und Änderungen in allen Tarifen enthalten, mit benannter Frist und Ausleitung in eigene Systeme; oder die Nachvollziehbarkeit liegt vollständig in eigener Hand, weil das Werkzeug im eigenen Betrieb läuft.belegt, an eine Auflage gebunden: Protokoll vorhanden, aber an einen höheren Tarif oder einen kostenpflichtigen Zusatz gebunden, oder die Ausleitung fehlt in den unteren Stufen; Reichweite und Frist sind benannt.belegt, aber ungünstig: Protokolle sind nur anbieterseitig beschrieben, oder Reichweite und Frist bleiben offen, sodass sich Nachweispflichten nicht planen lassen.an einem kritischen Punkt offen: Öffentlich nicht belegt, ob der Kunde überhaupt ein auswertbares Protokoll erhält.belegt, an eine Auflage gebundenProtokollierung von Änderungen und Anmeldungen mit Zeitpunkt und IP-Adresse im Produkt, zehn Jahre aufbewahrt, Ausleitung in eigene Systeme nicht dokumentiertStand 2026-09-24Protokollierung von Änderungen und Anmeldungen mit Zeitpunkt und IP-AdresseZur QuelleIm Produkt zeigt die Protokollierung, welche Änderungen wann vorgenommen wurden und wer sich mit welcher IP-Adresse angemeldet hat. Laut Anlage 2 der Auftragsverarbeitung werden Eingaben der Kunden in einem GoBD-konformen Audit-Log zehn Jahre aufbewahrt, und jeder Zugriff der eigenen Systemadministratoren wird mit Kennung, Zeitstempel und Anlass ebenso lange protokolliert. Eine Tarifbindung ist nicht genannt. Wie sich das Protokoll in ein eigenes System übertragen lässt, beschreibt keine der geprüften Seiten.Stand 2026-09-24

Was es wirklich kostet

Einstieg

Vier Versionen, je Monat zuzüglich Umsatzsteuer: S für Belegerfassung und Archiv 7,90 Euro, M mit Angeboten, E-Rechnungen und Mahnungen 12,90 Euro, L mit Buchhaltung, Einnahmen-Überschuss-Rechnung und Umsatzsteuer 21,90 Euro, XL mit EU- und Abschlagsrechnungen sowie Programmierschnittstelle 32,90 Euro. Derzeit bietet der Anbieter als Aktion den halben Preis für die ersten drei Monate an (Stand 28.09.2026). Lohn & Gehalt beginnt bei 12,90 Euro für bis zu zwei Mitarbeitende. Alles monatlich kündbar, Stand 28.09.2026.Stand 2026-09-28Preise der Versionen S bis XL, Lohnmodul, Aktionsrabatt für die ersten drei Monate, Steuerberater-Zugang mit über 50.000 nutzenden Steuerberatern nach Anbieterangabe und Anzahl der Partner-ErweiterungenZur Quelle

Stand 2026-09-28

Was teuer wird

Zusatzkosten entstehen an den Grenzen. Das Lohnmodul steigt in Stufen nach der Zahl der Mitarbeitenden bis 50, darüber endet die Preistabelle. Die Fair Usage Policy erlaubt 50.000 Belege im Jahr und 50 Lohnabrechnungen im Monat; wer darüber hinauswächst, steht vor einem Wechsel des Systems. Preise darf der Anbieter einmal im Jahr anpassen, ein Sonderkündigungsrecht entsteht erst bei mehr als 10 Prozent. Unterstützung bei einer Migration über den reinen Export hinaus wird nach Preisliste gesondert berechnet.

Was es verdrängt

  • Rechnungen in Word und Excel mit handgeführten Nummernkreisen
  • Belegordner, die zum Quartalsende an die Kanzlei gehen
  • Manuelles Abtippen von Kontoauszügen und Überweisungen aus dem Onlinebanking
  • Getrennt beauftragte Lohnabrechnung beim Lohnbüro

Schnittstellen

  • Public API ab Version XL
  • Elektronische Pendelakte zur Übergabe an die Kanzlei
  • Multibanking über B+S Banksysteme und BANKSapi
  • Elektronische Übermittlung von Umsatzsteuer-Voranmeldung und Zusammenfassender Meldung
  • E-Rechnung in ZUGFeRD und XRechnung
  • Meldecenter für Sozialversicherung und Finanzamt im Lohnmodul
  • Mehr als 140 Partner-Erweiterungen nach Angabe des Anbieters

Passende Methoden

  • Regulatorik-Dichte-TestDer Test fragt, wie viel Vorschrift in einem Markt steckt. Für Lexware Office gelten E-Rechnung, GoBD und Meldewege zu Sozialversicherung und Finanzamt.
  • Good-Better-Best-PricingDie vier Versionen von S bis XL staffeln den Umfang: Die Buchhaltung beginnt in der dritten Stufe (L), die Programmierschnittstelle in der vierten (XL).
  • Datenmonetarisierung: verbessern, umhüllen, verkaufenDie Methode unterscheidet, ob Daten das Produkt verbessern, es umhüllen oder verkauft werden, und die Zweckklausel der Auftragsverarbeitung zu Analyse und Verbesserung des Angebots ist die erste Stufe, im Vertrag festgehalten.

Alternativen

Quellen

  1. 1.Markeninhaberin, Rechtsform, Registergericht und Registernummern, Aufsichtsbehörde BaFin (öffnet in neuem Tab)impressum.lexware.de/lexware-office · Stand 2026-09-24
  2. 2.Vertragspartner, Registernummer HRB 5718, Geschäftsführung, Zahlungsinstitute-Register 156230, Geschäftsbedingungen samt Ziffern zu KI-Nutzung, Trainingsausschluss, Haftung, Verfügbarkeit, Preisanpassung, Zwei-Faktor-Anmeldung und Vertragsende, Stand 11.08.2026, Nur-Lese-Zugang für die Dauer der Aufbewahrungsfristen nach Ziffer 13, Haftung außerhalb von Vorsatz und grober Fahrlässigkeit auf 50 Prozent begrenzt (öffnet in neuem Tab)agb.lexware.de/lexware-office · Stand 2026-09-28
  3. 3.Auftragsverarbeitung mit Zweckklausel, Hosting in Deutschland, Unterauftragnehmern in Anlage 1, Einspruchsrecht mit außerordentlichem Kündigungsrecht des Anbieters, Ausnahme für Sicherheitskopien, technischen und organisatorischen Maßnahmen samt zehnjährigem Audit-Log in Anlage 2 und Regeln zum Vertragsende, Stand 12.11.2025 (öffnet in neuem Tab)avv.lexware.de/lexware-office · Stand 2026-09-28
  4. 4.Datenschutzerklärung mit Trennung zwischen eigener Verantwortlichkeit und Auftragsverarbeitung, Datadog, Mixpanel, Training des Intercom-Support-Chatbots mit Chat-Eingaben und Drittlandregeln, Stand 23.09.2026 (öffnet in neuem Tab)datenschutz.lexware.de/lexware-office · Stand 2026-09-28
  5. 5.Obergrenzen der Nutzung: 50.000 Belege je Kalenderjahr, 50 Lohnabrechnungen je Monat, Stand 13.11.2025 (öffnet in neuem Tab)agb.lexware.de/lexware-office/fair-usage-policy · Stand 2026-09-24
  6. 6.Preise der Versionen S bis XL, Lohnmodul, Aktionsrabatt für die ersten drei Monate, Steuerberater-Zugang mit über 50.000 nutzenden Steuerberatern nach Anbieterangabe und Anzahl der Partner-Erweiterungen (öffnet in neuem Tab)lexware.de/preise · Stand 2026-09-28
  7. 7.Rechenzentren im Großraum Frankfurt mit ISO 27001 und PCI DSS, Prüfung nach IDW PS 880, Kundenzahl nach eigener Angabe (öffnet in neuem Tab)lexware.de/datenschutz-datensicherheit · Stand 2026-09-24
  8. 8.GoBD-Testat nur nach Formular über das Berichtsportal der beauftragten Wirtschaftsprüfungsgesellschaft (öffnet in neuem Tab)lexware.de/gobd-zertifikat · Stand 2026-09-24
  9. 9.Vier Arbeitsrechte plus Self-Service-Recht für eigene Lohndokumente, Recht auf Belege nur bei Self-Service-Benutzern entziehbar, beliebig viele Benutzer, Administratoren können Rechte anderer Administratoren ändern (öffnet in neuem Tab)help.lexware.de/…/548789-benutzer-und-berechtigungen-verwalten · Stand 2026-09-28
  10. 10.Protokollierung von Änderungen und Anmeldungen mit Zeitpunkt und IP-Adresse (öffnet in neuem Tab)help.lexware.de/… · Stand 2026-09-24
  11. 11.Eintragung der Haufe Service Center GmbH im Handelsregister am 13.03.2006 und Muttergesellschaft (öffnet in neuem Tab)northdata.de/Haufe+Service+Center+GmbH,+Freiburg · Stand 2026-09-28
  12. 12.Umsatz der Haufe Group im Geschäftsjahr 2024/25, Meldung vom 13.08.2025 (öffnet in neuem Tab)haufegroup.com/… · Stand 2026-09-24
  13. 13.Umsatz der Haufe Group im Geschäftsjahr 2025/26, Meldung vom 23.07.2026 (öffnet in neuem Tab)presseportal.de/pm/106930/6320059 · Stand 2026-09-24
  14. 14.Umbenennung von lexoffice in Lexware Office bei unveränderten Verträgen (öffnet in neuem Tab)lexware.de/lexoffice · Stand 2026-09-24
  15. 15.Tarife von Norman: Buchhaltung und E-Rechnung im kostenfreien Tarif, Umsatzsteuer-Voranmeldung für Selbstständige im Tarif Pro für 28 Euro, für Kapitalgesellschaften im Tarif Max für 52 Euro, jeweils im Monat zuzüglich Umsatzsteuer (öffnet in neuem Tab)norman.finance/pricing · Stand 2026-09-28
  16. 16.Aufbewahrungsfristen seit 01.01.2025: zehn Jahre für Bücher und Abschlüsse, acht Jahre für Buchungsbelege (§ 147 Abs. 3 AO) (öffnet in neuem Tab)gesetze-im-internet.de/ao_1977/__147.html · Stand 2026-09-28
  17. 17.Programme und Ausfüllhilfen für Meldungen an die Sozialversicherung brauchen vor dem ersten Einsatz eine Systemprüfung (§ 19 DEÜV) (öffnet in neuem Tab)gesetze-im-internet.de/de_v/__19.html · Stand 2026-09-28

Zuletzt geprüft: 2026-09-28 von Dr. Oliver Gausmann, Convios GmbH

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