Candis

Solopreneur

nicht geeignet

Der Einstieg liegt bei 389 Euro im Monat, und die Vertragslaufzeiten reichen laut Preisseite von zwölf bis sechsunddreißig Monaten. Wer seine Eingangsrechnungen an einem Vormittag im Monat selbst durchsieht, bezahlt einen Freigabelauf, an dem nur eine Person beteiligt ist.

KMU

geeignet

Hier liegt der Zuschnitt. Nutzerzahl und Gesellschaften sind in allen Paketen unbegrenzt, abgerechnet wird nach Belegmenge, und Einrichtung, Einweisung und Betreuung sind laut Anbieter im Preis enthalten. Der Weg in die Buchhaltung führt über eine lizenzierte DATEV-Schnittstelle, was den Steuerberater von Anfang an mit im Boot hat. Zu klären bleibt vor der Unterschrift eine Zahl: wie viele Belege im Monat wirklich anfallen, denn daran hängt der Preis und nicht an der Zahl der Köpfe.

Konzern

bedingt geeignet

Drei Punkte stehen dagegen, und alle drei sind belegt. Erstens hängt die Anmeldung über den eigenen Identitätsanbieter am obersten Paket: SAML-Anmeldung über Entra ID oder Google gibt es laut Hilfeseite ab dem Max-Paket, und sie muss beim Anbieter beantragt werden. Zweitens sagen die Allgemeinen Geschäftsbedingungen in Ziffer 8.2 ausdrücklich keine Verfügbarkeit zu, eine Statusseite mit Verfügbarkeitswerten gibt es dagegen öffentlich. Drittens weist der Anbieter für sich selbst keine Sicherheitszertifizierung aus, genannt werden die Nachweise des Cloudbetreibers. Wer nach Konzernmaßstab einkauft, verhandelt diese drei Punkte oder lässt es.

Standardprodukt

Beim Steuerberater und beim Buchhaltungssystem bleiben

DATEV Unternehmen online kann Belege einsammeln und freigeben lassen, und für größere Häuser liegen dieselben Vorgänge in den Kreditorenmodulen von SAP oder Microsoft Dynamics 365 Business Central, im deutschen Markt dazu bei den klassischen Anbietern für Rechnungseingangs-Workflows wie xSuite. Dieser Weg kauft Nähe zum Buchungssystem und einen Vertragspartner, den die Beschaffung kennt. Der Prüfpfad bleibt an einer Stelle, und das Archiv liegt dort, wo die Aufbewahrungspflicht ohnehin bedient wird. Bezahlt wird das mit der Oberfläche: Die Freigabe wandert zu Personen, die mit Buchhaltungssoftware nichts zu tun haben wollen, und je unbequemer sie dort ist, desto länger liegt eine Rechnung.

KI-nativ

Ein KI-natives Ausgabenwerkzeug nehmen, das die Freigabe mitbringt

Pleo und Moss kommen von der Firmenkarte her und haben die Rechnungsfreigabe angebaut, statt umgekehrt. Der Unterschied liegt weniger im Preis als im Zuschnitt: Diese Werkzeuge decken Karte, Auslage und Beleg in einem Fluss ab und sind stark, wo Ausgaben im Feld entstehen. Candis kommt von der Kreditorenseite und ist stark, wo Lieferantenrechnungen in Menge eingehen und in die Buchhaltung müssen. Zu prüfen ist deshalb eine einzige Frage, bevor Funktionslisten verglichen werden: Woher kommen die Belege, die im eigenen Haus die Zeit fressen. Wer beide Enden bedienen will, kauft zweimal Freigabe und bekommt zwei Prüfpfade.

Eigenbau

Die Freigabestrecke selbst bauen

Die Strecke ist überschaubar: Rechnung aus einem Postfach ziehen, Felder auslesen, gegen Lieferantenstamm und Bestellung prüfen, nach Betrag und Kostenstelle an die zuständige Person leiten, Zusage einsammeln, Buchungssatz an DATEV übergeben. Gebaut wird das mit Claude Code als Bauwerkzeug, n8n für die Ablaufkette, LiteLLM als Modellzugang und Langfuse für die Prüfschleife über die Auslesequalität; die Ablage der Belege liegt in Supabase. Zwei Wochen Bauzeit für den ersten Rechnungstyp sind realistisch, gerechnet mit einem Tagessatz von 1.200 Euro also rund 12.000 Euro einmalig gegenüber 4.668 Euro im Jahr für das Basis-Paket. Die Rechnung geht trotzdem selten auf, und sie scheitert nicht am Bau. Sie scheitert an der Aufbewahrung: Zehn Jahre unveränderbar archivieren, mit Verfahrensdokumentation, Mandantentrennung und einem Protokoll, das einer Betriebsprüfung standhält, ist der teure Teil, und er fällt jedes Jahr neu an. Dazu kommt die Vertretungsregel, die niemand baut, bis die erste Rechnung im Urlaub einer Führungskraft liegen bleibt. Es lohnt, wenn die eigene Prüfregel der eigentliche Wert ist, etwa bei einer Branchenlogik, die kein Standardwerkzeug kennt. Es lohnt nicht für den Regelfall, den zwei Anbieter aus der Schublade bedienen.

Einstieg

Drei Pakete mit veröffentlichten Einstiegspreisen: Basis ab 389 Euro im Monat, Plus ab 599 Euro, Max ab 789 Euro. Abgerechnet wird nach Rechnungs- oder Dokumentenmenge, Nutzerzahl und Zahl der Gesellschaften sind in allen Paketen unbegrenzt. Einrichtung, Einweisung, Speicher und Betreuung sind nach Angabe des Anbieters enthalten. Dreißig Tage lassen sich kostenlos testen.⁵Stand 2026-08-26Einstiegspreise der drei Pakete, Abrechnung nach Belegmenge, unbegrenzte Nutzerzahl und Gesellschaften, enthaltene Leistungen, Vertragslaufzeiten von zwölf bis sechsunddreißig Monaten, Angabe von mehr als 10.000 Unternehmen, Herausgabe der Kreditkarten mit der Varengold BankZur Quelle

Stand 2026-08-26

Was teuer wird

An drei Stellen. Erstens die Belegmenge, denn der Preis hängt an ihr: Berechnet werden hochgeladene Rechnungen und Verträge, Anhänge wie Angebote und Lieferscheine bleiben frei. Wer die eigene Menge nicht kennt, kennt seinen Preis nicht. Zweitens das Paket, in dem die Konzernfunktion steckt: Die Anmeldung über den eigenen Identitätsanbieter beginnt beim Max-Paket, der Sprung von der Basis dorthin verdoppelt den Grundpreis. Drittens die Bindung. Zur Laufzeit gibt es zwei Angaben, die auseinandergehen: Die Preisseite nennt zwölf, vierundzwanzig oder sechsunddreißig Monate mit drei Monaten Kündigungsfrist, Ziffer 7.1 der Allgemeinen Geschäftsbedingungen nennt zwei Monate zum Ablauf des Abrechnungszyklus bei jährlichem Grundpreis und vier Wochen zum Monatsende bei monatlichem. Beide Angaben stammen vom 26.08.2026. Was gilt, gehört in den Bestellschein.