Kaufen, wechseln oder bauen
Fast jede Werkzeugentscheidung im KI-Zeitalter läuft auf dieselbe Frage zu: weiter Lizenzen für das Standardprodukt zahlen, das jetzt KI nachrüstet, auf ein KI-natives Produkt wechseln, oder es selbst bauen. Die Antwort hängt nicht am Werkzeug, sondern an sieben Eigenschaften des eigenen Betriebs.
Die drei Wege
Standardprodukt
Gewachsener Funktionsumfang, tiefe Integrationen, Vertragsfähigkeit und eine Administration, die auf viele Nutzer ausgelegt ist. Bezahlt wird mit Lizenzkosten, die mit Sitzplätzen und Kontakten wachsen, und mit träger Weiterentwicklung.
KI-natives Produkt
Jünger, meist deutlich günstiger, schneller in der Bedienung, weil KI nicht angebaut, sondern eingebaut ist. Bezahlt wird mit dünnerer Zertifikatslage, weniger Integrationsbreite und mit Funktionen für Nachweise, die im teuersten Tarif liegen.
Eigenbau
Volle Datenhoheit, exakter Zuschnitt, keine Lizenz. Bezahlt wird mit Bauaufwand einmalig und Betriebslast dauerhaft: Bereitschaft, Rechte, Nachweise, Wartung.
Sieben Kriterien
Je mehr Kriterien in eine Richtung zeigen, desto klarer der Weg. Widersprechen sie sich, gewinnt in der Regel das Kriterium mit dem höchsten Schaden im Fehlerfall, und das ist fast immer die Nachweispflicht.
01
Prozessbreite
Deckt das Werkzeug einen Prozess ab oder ein halbes Unternehmen?
Breite Prozesse kaufen. Ein schmaler, klar umgrenzter Ablauf ist der einzige Fall, in dem Eigenbau regelmäßig günstiger bleibt als eine Lizenz.
02
Nutzerzahl
Arbeiten drei Leute damit oder dreihundert?
Mit der Nutzerzahl steigen Rechteverwaltung, Schulung und Support überproportional. Genau diese Arbeit ist im Standardprodukt schon bezahlt.
03
Nachweislast
Muss der Einsatz gegenüber Prüfern, Kunden oder einer Aufsicht belegt werden?
Je höher die Nachweislast, desto teurer wird Eigenbau, weil Protokollierung, Rechtemodell und Dokumentation mitgebaut werden müssen. Ein Anbieter mit Zertifikaten verkauft genau diese Arbeit mit.
04
Datenhoheit als Vorsprung
Sind die Daten in diesem Prozess ein Unterscheidungsmerkmal oder nur Betriebsmaterial?
Wo eigene Daten den Vorsprung tragen, gehört der Prozess ins eigene Haus. Wo sie nur Betriebsmaterial sind, ist Datenhoheit ein Argument ohne Ertrag.
05
Kompetenz im Haus
Gibt es zwei Personen, die es können, oder eine?
Eigenbau mit genau einer fähigen Person ist kein Eigenbau, sondern ein Personenrisiko. Die zweite Person ist die eigentliche Voraussetzung.
06
Lizenzkosten-Schwelle
Übersteigt die Jahreslizenz die Summe aus Bauaufwand und zwei Jahren Betrieb?
Erst wenn die Antwort deutlich ja ist, rechnet sich Eigenbau rechnerisch. Knapp ja heißt nein, weil Bauaufwand regelmäßig unterschätzt und Betrieb regelmäßig vergessen wird.
07
Wartungshorizont
Wie lange muss das Ergebnis leben?
Für Wochen und Monate ist der schnellste Weg der richtige. Für Jahre entscheidet, wer in Jahr drei noch weiß, wie es gebaut ist.
Wo Eigenbau typischerweise scheitert
Nicht am Bauen. Vier Stellen tauchen immer wieder auf, und sie tauchen erst nach der Euphorie auf.
Betrieb
Bauen ist ein Projekt, Betreiben ein Zustand. Bereitschaft, Aktualisierungen und Sicherungen tauchen in keiner Aufwandsschätzung auf und kosten trotzdem jeden Monat.
Rechte und Mandanten
Wer darf was sehen, und wie beweist man das. Ein Rechtemodell nachzurüsten ist teurer als es einzubauen, und es wird fast immer nachgerüstet.
Nachweise
Protokollierung, Löschfristen und Dokumentation entscheiden über die Freigabe. Sie sind unsichtbar, solange niemand fragt, und blockierend, sobald jemand fragt.
Bus-Faktor
Das Gebaute überlebt den Weggang seiner Erbauerin nur, wenn eine zweite Person es lesen kann. Das ist eine Personalfrage, keine technische.