# Circula

> Erfasst Reisekosten, Auslagen und Kartenumsätze der Mitarbeitenden per App, rechnet Verpflegungs- und Kilometerpauschalen nach deutschem Steuerrecht, führt die Einreichung durch Freigabe und Prüfung und übergibt das Ergebnis an DATEV, die Lohnbuchhaltung oder ein anderes Buchhaltungssystem.

- Anbieter: Circula GmbH, Berlin
- Kanonische URL: https://www.convios.com/de/werkzeugkasten/circula
- Sprachfassung: https://www.convios.com/en/toolbox/circula
- Bereich: Betrieb & Finanzen · Cluster: Reisekosten und Sachbezüge
- Rolle: Fertigprodukt · Herkunft: Etabliert, KI nachgerüstet
- Stand: 2026-09-16 · Geprüft: 2026-09-16 · Autor: Dr. Oliver Gausmann, Convios GmbH
- Werkzeugkasten: https://www.convios.com/de/werkzeugkasten — Markdown: https://www.convios.com/de/werkzeugkasten.md

## Urteil

Effizienz im Einzelfall: Die Reisekostenabrechnung ist Pflichtarbeit, die kein Kunde je sieht. Wer sie beschleunigt, spart Stunden in der Buchhaltung und Minuten je Reise bei den Mitarbeitenden, und er senkt das Risiko, dass eine Betriebsprüfung Pauschalen oder Vorsteuer beanstandet. Einen Abstand zum Wettbewerb schafft das nicht, denn jeder Wettbewerber kann dieselbe Lizenz bestellen. Der Nutzen hängt an zwei Zahlen, die sich vor dem Kauf zählen lassen: wie viele Reisen und Belege im Monat anfallen und wie viele Personen heute eine Abrechnung anfassen. Damit bleibt es Effizienz im Einzelfall. Ein Sonderfall verdient Aufmerksamkeit: Wer noch mit DATEV Reisekosten classic arbeitet, steht ohnehin vor einem Wechsel, und der Anbieter bezeichnet sich als dessen Nachfolgelösung.

## Eignung nach Unternehmensgröße

- Solopreneur: nicht geeignet — Die Preisseite nennt mindestens zehn Lizenzen zu je 15 Euro im Monat bei jährlicher Abrechnung, also einen Boden von 150 Euro im Monat und 1.800 Euro im Jahr, gebunden an eine Mindestlaufzeit von einem Jahr. Für kleine Teams verweist der Anbieter auf nicht veröffentlichte Sondermodelle. Wer drei Reisen im Quartal abrechnet, kommt mit dem Reisekostenformular des Steuerbüros und DATEV Belege online weiter.
- KMU: geeignet — Hier liegt der Zuschnitt. Lizenzen werden nur für Monate fällig, in denen jemand tatsächlich einreicht, freigibt oder prüft, was Gelegenheitsreisende billig macht. Die Exporte zu DATEV Unternehmen online, DATEV Kanzlei-Rechnungswesen, LODAS und Lohn und Gehalt sind laut Funktionsübersicht im Standard enthalten, der Anbieter ist DATEV-Premium-Partner, und die Stammdaten der Mitarbeitenden lassen sich aus Personio übernehmen. Die Anmeldung über Google, Okta, Microsoft Entra ID, OneLogin oder JumpCloud richtet der Anbieter nach der Funktionsübersicht ohne Aufpreis ein. Vor der Unterschrift gehört eine Frage geklärt: wo die Belege zehn Jahre revisionssicher liegen, denn das Archiv ist ein kostenpflichtiger Zusatz oder läuft über DATEV Belege online.
- Konzern: bedingt geeignet — Vier belegte Punkte bremsen. Erstens ist die Verwaltung mehrerer Gesellschaften in einem Konto ein kostenpflichtiger Zusatz, und die Anbindung an SAP S/4HANA steht in der Funktionsübersicht als Beta. Zweitens begrenzen die Allgemeinen Geschäftsbedingungen den typischen vorhersehbaren Schaden bei leicht fahrlässiger Verletzung einer Kardinalpflicht auf 10.000 Euro je Fall und 100.000 Euro insgesamt. Drittens gilt die Fehlerbehebung für betriebsverhindernde Fehler mit vier Stunden Reaktionszeit, gemessen an einer üblichen Arbeitszeit von werktags acht bis siebzehn Uhr. Viertens ist für den Anbieter selbst keine Zertifizierung nach ISO/IEC 27001 belegt, und ein für Kunden auswertbares Änderungsprotokoll ist öffentlich nicht beschrieben. Wer nach Konzernmaßstab einkauft, verhandelt Haftung, Protokoll und Mehrmandantenpreis vor der Unterschrift.

## Tragfähigkeit des Anbieters

Etabliert: Die Gesellschaft ist seit dem 09.02.2017 im Handelsregister eingetragen, zunächst unter dem Namen Beckett Labs GmbH, und damit seit mehr als neun Jahren am Markt. Das Stammkapital wurde von 25.000 Euro in mehreren Schritten auf 122.845 Euro zum 03.06.2025 erhöht. Offengelegt sind Jahresabschlüsse für 2022 und 2023, eingereicht am 18. und 19.12.2025. Zwei Finanzierungen sind datiert belegt, die jüngste vom 07.05.2025. Die Kundenzahl nach eigener Angabe ist von mehr als 1.700 im März 2024 auf mehr als 2.800 im September 2026 gestiegen.

- Rechtsperson und Handelsregister: Circula GmbH, Oranienburger Straße 74, 10117 Berlin, Amtsgericht Charlottenburg HRB 183803 B, Geschäftsführer Roman Leicht und Nikolai Skatchkov, Umsatzsteuer-Identifikationsnummer DE311355971 (Quelle: https://www.circula.com/de/impressum, Stand 2026-09-16)
- Ersteintragung, Stammkapital und Offenlegung: Ersteintragung 09.02.2017 als Beckett Labs GmbH; Stammkapital 25.000 Euro bei Gründung, 122.845 Euro zum 03.06.2025; Jahresabschlüsse 2022 und 2023 eingereicht am 18.12.2025 und 19.12.2025 (Quelle: https://www.northdata.de/Circula+GmbH,+Berlin/HRB+183803+B, Stand 2026-09-16)
- Finanzierungsrunde 2022: zweistelliger Millionenbetrag, gemeldet am 24.01.2022, mit Alstin Capital, Personio, Peak Capital und Storm Ventures sowie den bestehenden Geldgebern Capnamic; die Meldung nennt rund 50 Beschäftigte (Quelle: https://financefwd.com/de/circula-finanzierung/, Stand 2026-09-16)
- Erweiterte Finanzierungsrunde 2025: 15 Mio. Euro in einer erweiterten Series-A-Runde, Anbietermeldung vom 07.05.2025, angeführt von den bestehenden Geldgebern Alstin Capital, Capnamic Ventures, Peak Capital, Wenvest Capital und Storm Ventures sowie CIBC Innovation Banking; die Meldung weist nicht aus, welcher Teil als Beteiligung und welcher als Kredit fließt (Quelle: https://www.circula.com/de/blog/circula-erhalt-15-millionen-euro-in-erweiterter-series-a-runde, Stand 2026-09-16)
- Prüfung nach IDW PS 880: Zertifikat für die Reisekosten-Erfassungs-Software Version 6.5, geprüft nach IDW PS 880 mit den Kriterien IDW RS FAIT 1 und 3, GoB, GoBD, IDW PS 330 und Datenschutzrecht, Prüfbericht vom 22.08.2025, ausgestellt von Eger, Färber & Kollegen Wirtschaftsprüfungs und Beratungs GmbH, Rosenheim (Quelle: https://drive.google.com/file/d/1kgIhBfyS-_vZOw4KNC4x7lakmurW73Ik/view?usp=sharing, Stand 2026-09-16)
- Kundenzahl nach eigener Angabe, zwei Stände: mehr als 1.700 Kunden laut Anbietermeldung vom 20.03.2024; mehr als 2.800 Unternehmen laut Preisseite am 16.09.2026; beide Angaben ohne Erhebungsmethode (Quelle: https://www.circula.com/en/blog/circula-on-course-for-transformation-and-growth, Stand 2026-09-16)

## Ausstiegskosten

Mittel: Die Buchungsdaten sind das kleinere Problem. Wer über die DATEV-Strecke exportiert, hat Buchungssätze und Belegbilder laufend in DATEV Unternehmen online, und dort bleiben sie nach einem Wechsel. Dazu bietet die Funktionsübersicht im Standard Exporte als CSV und PDF, ein Belegarchiv als PDF oder im Originalformat und einen Massen-Export für ganze Geschäftsjahre. Drei Dinge machen den Wechsel trotzdem teurer, als ein Export vermuten lässt. Erstens regeln die Allgemeinen Geschäftsbedingungen unter Rückgabe und Löschung nur, dass der Kunde die Software zurückgibt; eine Frist, in der er seine eigenen Daten nach der Kündigung noch abziehen kann, steht dort nicht. Klausel 10 d des Auftragsverarbeitungsvertrags sagt nach Vertragsende Löschung oder Rückgabe nach Wahl des Kunden zu, ohne Frist. Zweitens liegt die zehnjährige Archivierung nach GoBD nur im kostenpflichtigen Zusatz beim Partner Accantum oder in DATEV, nicht in der Grundlizenz. Drittens steckt der eigentliche Aufwand in der Konfiguration: Reiserichtlinien, Freigabewege, Kostenstellenlogik und die angepassten DATEV-Exporte baut man im neuen Werkzeug neu. Wer wechselt, zieht vor der Kündigungsfrist von einem Monat zum Ende der Jahreslaufzeit den Massen-Export und klärt schriftlich, wo das Archiv danach liegt.

## Regulatorik und Daten

| Punkt | Befund | Belegstand | Stand |
|---|---|---|---|
| Auftragsverarbeitung | öffentlich abrufbar als EU-Standardvertragsklauseln nach Artikel 28, Fassung 2.7 — Der Auftragsverarbeitungsvertrag ist von der Rechtsseite ohne Anmeldung als Datei verlinkt und folgt den Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission nach Artikel 28 Absatz 7 der Datenschutz-Grundverordnung, ergänzt um eine Zusage zum Schweizer Datenschutzgesetz. Die Allgemeinen Geschäftsbedingungen sehen im Abschnitt Geheimhaltung und Datenschutz einen gesonderten Vertrag vor, an einen Tarif ist er nicht gebunden. Vor der Unterschrift abzugleichen sind drei Unstimmigkeiten in der Datei: Der Dateiname nennt Fassung 2.5, das Dokument selbst Fassung 2.7; Anhang I führt den Auftragsverarbeiter noch unter der früheren Anschrift Schönhauser Allee 148; und dort ist Boris Arendt als Datenschutzbeauftragter benannt, während die Datenschutzerklärung vom 23.03.2026 einen externen Beauftragten über Simpliant nennt. | belegt | 2026-09-16 |
| Speicherort | Europäische Union, Betrieb bei Amazon Web Services, laut Hilfeseite in Deutschland — Anhang III des Auftragsverarbeitungsvertrags hält fest, dass der Anbieter keine eigenen Rechenzentren betreibt, die Plattform bei Amazon Web Services EMEA SARL läuft und die Datenverarbeitung innerhalb der Europäischen Union erfolgt, verschlüsselt bei der Übertragung und im Ruhezustand. Anhang IV nennt für alle Unterauftragnehmer den Verarbeitungsort EU. Die Hilfeseite zum Datenschutz wird genauer und nennt Server in Deutschland. Vertraglich zugesagt ist die Europäische Union, die Angabe Deutschland steht nur auf der Hilfeseite. Einen Tarif oder eine Wahl gibt es dafür nicht. | belegt | 2026-09-16 |
| Subunternehmer | acht namentlich mit Zweck und Ort im Vertrag, weitere Dienste im Produkt nur in der Datenschutzerklärung — Anhang IV des Auftragsverarbeitungsvertrags führt acht Unterauftragnehmer mit Anschrift, Leistung, Datenart und Verarbeitungsort EU: Amazon Web Services für das Hosting, Intercom für Kundenanfragen, Mailjet für Transaktionsmails, Mindee für das Auslesen von Belegen, Accantum für das Archiv im Zusatzmodul, MessageBird für den SMS-Versand der Zwei-Faktor-Anmeldung, Google Ireland für KI-Extraktion über Vertex AI und torq.partners Finance für Einführungsleistungen. Die Auflage ergibt sich aus dem Vergleich mit der Datenschutzerklärung. Dort stehen Dienste, die im Produkt selbst laufen und in Anhang IV fehlen, weil der Anbieter sie als eigene Verantwortung führt: Sentry für die Fehlererfassung in der Web-Anwendung, PostHog für Sitzungsaufzeichnungen nach Einwilligung, Omni Analytics und Metabase für die Daten der Admin-Konten sowie HubSpot für Produktmitteilungen. Wer prüfen muss, dass keine Belegdaten über diese Dienste abfließen, hat dafür öffentlich nur die Selbsteinordnung des Anbieters. | teilweise belegt | 2026-09-16 |
| Drittlandübermittlung | für die Belegdaten keine laut Vertrag, für Nutzungsdaten der App Übermittlungen in die Vereinigten Staaten — Für die Kundeninhalte ist die Lage eindeutig: Anhang IV des Auftragsverarbeitungsvertrags nennt für jeden Unterauftragnehmer den Verarbeitungsort EU, und die KI-Extraktion über Vertex AI ist in Anhang II ausdrücklich auf die Union beschränkt. Die Datenschutzerklärung vom 23.03.2026 beschreibt daneben einen eigenen Bereich, in dem der Anbieter für die App selbst Verantwortlicher ist. Dort gehen Name, Unternehmen, E-Mail-Adresse und Nutzungsdaten der Admin-Konten an Omni Analytics und Metabase in den Vereinigten Staaten, Fehlerdaten der Web-Anwendung an Sentry, Daten für Produktmitteilungen an HubSpot, jeweils gestützt auf den Datenschutzrahmen zwischen der Europäischen Union und den Vereinigten Staaten und auf Standardvertragsklauseln; für Metabase nennt die Erklärung nur Standardvertragsklauseln. Die Grundlagen sind je Empfänger benannt, doch diese Übermittlungen liegen außerhalb des Vertrags mit dem Kunden, und welche Inhalte eine Fehlermeldung aus der Web-Anwendung mitnimmt, ist öffentlich nicht beschrieben. | teilweise belegt | 2026-09-16 |
| Training mit Kundendaten | vertraglich ausgeschlossen, einschließlich des Modellanbieters — Anhang II des Auftragsverarbeitungsvertrags beschreibt die KI-Funktionen, also Extraktion der Belegfelder, Anreicherung um Kategorie und Kostenstelle und Prüfung gegen Richtlinien, und nennt als primären Anbieter Google Cloud Vertex AI mit ausschließlicher Verarbeitung in der Europäischen Union. Dort steht, dass Kundendaten niemals zum Trainieren von Modellen verwendet werden, die Aufbewahrung beim Modellanbieter auf 24 Stunden begrenzt ist und weitere KI-Dienste nur mit denselben Zusagen hinzukommen dürfen. Die Hilfeseite zur KI wiederholt das. Daneben beschreibt sie, dass die Kategorievorhersage aus historischen Ausgabemustern innerhalb des Unternehmens lernt. Beides zusammen ergibt: Kein Training fremder Modelle mit Kundendaten, Lernen im eigenen Bestand findet statt. | belegt | 2026-09-16 |
| Aufbewahrung und Löschung | Löschung oder Rückgabe nach Vertragsende zugesagt, ohne Frist — Klausel 10 d des Auftragsverarbeitungsvertrags sagt nach Vertragsende Löschung mit Bescheinigung oder Rückgabe nach Wahl des Kunden zu, soweit keine gesetzliche Speicherpflicht besteht. Anhang II ergänzt, dass die Aufbewahrungsfrist in der Regel bis zu zehn Jahre beträgt, Belege deshalb nur auf ausdrückliche Anweisung gelöscht werden und Nutzerkonten nach Vertragsende gelöscht werden. Beziffert sind damit nur Randbereiche: 24 Stunden beim KI-Anbieter, 90 Tage für Fehlerdaten bei Sentry und drei Monate für Sitzungsaufzeichnungen laut Datenschutzerklärung. Eine Frist, innerhalb derer Belege nach der Kündigung beim Anbieter verschwinden, steht in keinem öffentlichen Dokument, und die Allgemeinen Geschäftsbedingungen nennen auch keine Zugriffsfrist für den Kunden. | teilweise belegt | 2026-09-16 |
| Zertifikate | Softwarebescheinigung nach IDW PS 880 vom 22.08.2025; keine Zertifizierung nach ISO/IEC 27001 für den Anbieter — Belegt ist ein Nachweis mit Norm, Prüfer und Datum: Das von der Compliance-Seite verlinkte Zertifikat bescheinigt der Reisekosten-Erfassungs-Software in Version 6.5 eine Prüfung nach IDW PS 880 mit den Kriterien IDW RS FAIT 1 und 3, GoB, GoBD, IDW PS 330 und Datenschutzrecht, Prüfbericht vom 22.08.2025 durch Eger, Färber & Kollegen in Rosenheim. Das Zertifikat selbst verweist auf Hinweise in der Softwarebescheinigung, und diese Bescheinigung ist öffentlich nicht abrufbar. Das Zertifikat nennt noch die frühere Anschrift in der Schönhauser Allee. Zur Informationssicherheit steht nur eine Selbstauskunft: Der Anbieter betreibe ein integriertes Managementsystem, das die Anforderungen von ISO 27001 umfasse, laut Anhang III orientiert an deren Struktur. Die Angabe zertifizierter Server in der Datenschutzerklärung betrifft den Cloudbetreiber. Nach Randziffer 180 des Schreibens des Bundesministeriums der Finanzen zur GoBD können Testate Dritter bei der Auswahl helfen, binden die Finanzbehörde aber nicht. | teilweise belegt | 2026-09-16 |
| EU-KI-Verordnung, Artikel 50 | keine Aussage zur Verordnung, KI arbeitet nach innen und ist im Vertrag beschrieben — Das Produkt enthält ein KI-System im Sinne der Verordnung 2024/1689: Die Hilfeseite nennt große Sprachmodelle für die Belegerfassung, dazu Kategorievorhersage, Duplikaterkennung und eine Adressprüfung im Beta-Stadium. Die Verordnung selbst erwähnt der Anbieter in keinem der gelesenen Dokumente, eine Zertifizierung nach ISO/IEC 42001 nennt er nicht. Die Funktionen treten gegenüber Mitarbeitenden und Buchhaltung als Vorschläge auf, die vor dem Einreichen änderbar sind, und sprechen nicht mit Endkunden. Die Hilfeseite hält fest, dass Genehmigungen und Verantwortung beim Unternehmen bleiben. Anhang II des Auftragsverarbeitungsvertrags beschreibt Zweck, Datenarten und Modellanbieter der KI-Verarbeitung, was für die eigene Dokumentation eine brauchbare Grundlage ist. | teilweise belegt | 2026-09-16 |
| Protokollierung | vom Anbieter beschrieben, ein für Kunden auswertbares Protokoll ist öffentlich nicht belegt — Anhang III des Auftragsverarbeitungsvertrags nennt unter der Eingabekontrolle, dass jede Änderung von Daten im Produktivsystem mit Zeitpunkt, Benutzer und Änderungswert protokolliert wird, und unter der Zugangskontrolle die Protokollierung erfolgreicher und versuchter Zugriffe. Das beschreibt die Seite des Anbieters. Ob Kunden ein Änderungsprotokoll einsehen oder ausleiten können, wie lange es vorgehalten wird und was es umfasst, steht weder in der Funktionsübersicht noch auf den gelesenen Hilfeseiten. Das IDW-PS-880-Zertifikat stützt die Ordnungsmäßigkeit der Verarbeitung, ersetzt diese Angabe aber nicht. Weil das Ergebnis in die Lohn- und Finanzbuchhaltung läuft, gehört eine schriftliche Antwort darauf vor die Unterschrift. | teilweise belegt | 2026-09-16 |

## Kosten

- Einstieg: Vier Pakete mit veröffentlichten Einstiegspreisen je Monat bei jährlicher Abrechnung: Auslagen und Reisekosten ab 15 Euro je Lizenz, Firmenkreditkarten ab 99 Euro Plattformpreis mit unbegrenzter Kartenzahl, Eingangsrechnungen ab 149 Euro mit 100 Rechnungen, Mitarbeiter-Benefits ab 1 Euro je Lizenz. Eine Lizenz fällt nur für Monate an, in denen jemand einreicht, freigibt, prüft oder einen Bericht erstellt, mindestens sind zehn Lizenzen abzunehmen. Eine kostenlose Testphase wird angeboten. (Stand 2026-09-16)
- Teuer wird es: An vier Stellen. Erstens bei den Zusätzen, deren Preise nicht veröffentlicht sind: das Archiv nach GoBD, die Verwaltung mehrerer Gesellschaften, Tagestouren, der CO2-Bericht und die erweiterte Betreuung. Wer mehrere Gesellschaften hat und kein DATEV-Archiv nutzt, kennt seinen Preis erst nach dem Angebot. Zweitens bei Anpassungen an Exporten und Schnittstellen: Laut Funktionsübersicht sind etwa geänderte DATEV-Buchungstexte, SFTP-Exporte, Business Central und Diamant kostenpflichtig und teils erst ab einer bestimmten Kundengröße zu haben, und das KI-Programm soll nach der Beta-Phase kostenpflichtig werden. Drittens bei der Karte: Auf den VISA-Umrechnungskurs fallen zwei Prozent Wechselgebühr an. Viertens bei der Bindung. Der Vertrag läuft ein Jahr und verlängert sich um jeweils ein Jahr, wenn nicht einen Monat vor Ablauf gekündigt wird, und die Allgemeinen Geschäftsbedingungen erlauben eine Preisanpassung höchstens einmal im Kalenderjahr nach der Entwicklung der eigenen Kosten.

## Drei Wege im Vergleich

### Beim Buchhaltungssystem oder beim Konzernwerkzeug bleiben

Im Mittelstand war der klassische Weg DATEV Reisekosten classic, und genau dieser Weg führt heute zum Anbieter: Er bezeichnet sich als Nachfolgelösung, und DATEV führt ihn auf der eigenen Seite zum Reisekostenmanagement als Premium-Partner. Im Konzern bleibt SAP Concur das Gegenstück, weil es Reisebuchung, Abrechnung und die Anbindung an SAP in einem Vertrag bündelt, weltweite Gesellschaften kennt und in der Beschaffung längst gelistet ist. Bezahlt wird das mit Einführungsaufwand und einer Oberfläche, die Mitarbeitende selten mögen. Wer SAP als führendes System hat und viele Länder abrechnet, bleibt meist dort, solange die SAP-Anbindung des Anbieters im Beta-Stadium steht.

### Ein kartenzentriertes Ausgabenwerkzeug mit KI-Belegerfassung nehmen

Pleo und Moss kommen von der Firmenkarte her: Die Ausgabe entsteht auf der Karte, der Beleg wird per Foto und Texterkennung zugeordnet, und die Auslage ist die Ausnahme. Das passt, wo die meisten Ausgaben ohnehin über Karten laufen, und es ist oft schneller eingeführt. Ein Werkzeug, das von Grund auf um ein Sprachmodell gebaut ist und im deutschen Reisekostenrecht mithält, ist in diesem Cluster öffentlich nicht zu sehen. Was man bei den Kartenanbietern aufgibt, ist die Tiefe beim Reisekostenrecht: Verpflegungspauschalen, Mitternachtsregel, Drei-Monats-Regel und die Lohnexporte nach LODAS sind der Kern dieses Anbieters. Zu prüfen ist deshalb zuerst, wie groß der Anteil mehrtägiger Dienstreisen an den Abrechnungen ist.

### Die Abrechnungsstrecke selbst bauen

Die Strecke sieht klein aus: Beleg per Foto oder Mail einsammeln, Felder auslesen, Reise mit Beginn und Ende erfassen, Pauschalen rechnen, an die vorgesetzte Person zur Freigabe leiten, Buchungssatz an DATEV und Lohnart an LODAS übergeben. Gebaut wird das mit Claude Code als Bauwerkzeug, n8n für die Ablaufkette, LiteLLM als Modellzugang, Langfuse für die Prüfschleife über die Auslesequalität und Supabase für Daten und Belegablage. Gerechnet mit 20 Personentagen zu 1.200 Euro sind das rund 24.000 Euro einmalig gegenüber mindestens 1.800 Euro im Jahr für zehn Lizenzen. Die Rechnung kippt an zwei Stellen, und keine davon ist der Bau. Die erste ist die Regelpflege: Auslandspauschalen des Bundesministeriums der Finanzen ändern sich jährlich, dazu kommen Mitternachtsregel, Drei-Monats-Regel, Kürzungen bei gestellten Mahlzeiten und Sachbezugswerte, und jede Änderung muss rechtzeitig im Code stehen. Die zweite ist der Nachweis: zehn Jahre revisionssichere Ablage, Verfahrensdokumentation und ein Protokoll, das einer Lohnsteuer-Außenprüfung standhält, ohne dass ein Wirtschaftsprüfer die eigene Strecke je bescheinigt hat. Es lohnt, wenn eine Branchenregel den Kern bildet, etwa Tagestouren im Außendienst mit eigener Logik. Für die übliche Dienstreise lohnt es nicht.

Empfehlung nach Größe:

- Solopreneur: Nicht kaufen. Zehn Mindestlizenzen tragen sich bei ein paar Reisen im Quartal nicht; Formular und DATEV Belege online reichen.
- KMU: Passt, besonders beim Umstieg von DATEV Reisekosten classic. Vorher klären, wo das Archiv liegt, und die Preise der benötigten Zusätze ins Angebot schreiben lassen.
- Konzern: Nur ernsthaft prüfen, wenn DATEV die Buchhaltung trägt. Haftungsgrenze, Protokollzugriff, Mehrmandantenpreis und den Stand der SAP-Anbindung vor der Unterschrift schriftlich festhalten.

## Einordnung

- Setzt Methode um: [Engpass-Erkennung (5-Schichten-Scan)](https://www.convios.com/de/methodik/engpass-erkennung) — Die Methode sucht die Schicht, an der die Arbeit tatsächlich stockt. Das Werkzeug lohnt, wenn der Engpass im Erfassen und Nachrechnen von Reisen liegt, und weniger, wenn Abrechnungen vor allem in der Freigabe liegen bleiben.
- Setzt Methode um: [Regulatorik-Dichte-Test](https://www.convios.com/de/methodik/regulatorik-dichte-test) — Reisekosten tragen Pauschalen, Lohnsteuerfolgen und Aufbewahrungspflichten zugleich. Die Methode misst diese Dichte, und sie entscheidet hier gegen den Eigenbau, weil die jährliche Regelpflege der teure Teil ist.
- Setzt Methode um: [Operating-Model-Raster (Standardisierung und Integration)](https://www.convios.com/de/methodik/operating-model-raster) — Die Methode trennt Standardisierung von Integration. Standardisiert wird die Abrechnung der Reise, integriert bleiben DATEV oder SAP als führende Systeme, und genau an dieser Naht entstehen die kostenpflichtigen Exportanpassungen.
- Setzt Methode um: [Randomisierte Messung von KI-Produktivitätsgewinnen](https://www.convios.com/de/methodik/ki-produktivitaet-rct) — Der Anbieter beziffert die Entlastung auf durchschnittlich 80 Prozent weniger manuellen Aufwand. Die Methode beschreibt, wie man eine solche Zahl im eigenen Haus misst, etwa mit einer Gruppe, die weiter mit Formular abrechnet.
- Verdrängt: Reisekostenabrechnungen in Tabellen mit angehefteten Papierbelegen, Verpflegungspauschalen und Kilometergeld von Hand nachrechnen, Belege und Lohnarten für DATEV und die Lohnbuchhaltung abtippen, Essenszuschüsse und Sachbezüge über Papiermarken oder Tabellen verwalten

## Belege

- Rechtsform, Sitz, Registergericht und Registernummer, Geschäftsführer und Umsatzsteuer-Identifikationsnummer — https://www.circula.com/de/impressum (Stand 2026-09-16)
- Ersteintragung am 09.02.2017 als Beckett Labs GmbH, Entwicklung des Stammkapitals bis 122.845 Euro zum 03.06.2025, Jahresabschlüsse 2022 und 2023 eingereicht am 18.12.2025 und 19.12.2025 — https://www.northdata.de/Circula+GmbH,+Berlin/HRB+183803+B (Stand 2026-09-16)
- Auftragsverarbeitungsvertrag als EU-Standardvertragsklauseln Fassung 2.7: Löschung oder Rückgabe nach Klausel 10 d, Beschreibung der Verarbeitung und der KI-Funktionen mit Vertex AI, Ausschluss des Trainings und 24 Stunden Aufbewahrung beim Modellanbieter in Anhang II, technische und organisatorische Maßnahmen mit Protokollierung in Anhang III, acht Unterauftragnehmer mit Verarbeitungsort EU in Anhang IV, frühere Anschrift und benannter Datenschutzbeauftragter in Anhang I — https://cdn.prod.website-files.com/65e82de5fac5e8a0bf813f65/688b4f344ba5e29ca36fceed_123021a819321f049f067d016f2f4738_Circula%20-%20DE%20-%20AVV%20%28EU-SCC%29%20-%20Website%20-%202.5.pdf (Stand 2026-09-16)
- Allgemeine Geschäftsbedingungen Stand 20.02.2026: Mindestlaufzeit ein Jahr mit automatischer Verlängerung und einem Monat Kündigungsfrist, jährliche Preisanpassung nach Kostenentwicklung, Fehlerklassen mit vier Stunden Reaktionszeit, Haftungsgrenze 10.000 Euro je Fall und 100.000 Euro insgesamt, Rückgabe und Löschung ohne Regelung zum Datenabzug des Kunden, gesonderter Auftragsverarbeitungsvertrag, Kreditkarten über Pliant — https://www.circula.com/de/agb (Stand 2026-09-16)
- Datenschutzerklärung Fassung 2.4 vom 23.03.2026: Verarbeitung als eigener Verantwortlicher für Admin-Konten mit Übermittlung an Omni Analytics und Metabase in die Vereinigten Staaten, Sentry für die Fehlererfassung mit 90 Tagen Löschfrist, PostHog für Sitzungsaufzeichnungen mit drei Monaten, HubSpot für Produktmitteilungen, externer Datenschutzbeauftragter über Simpliant, Hinweis auf zertifizierte Server — https://www.circula.com/de/datenschutz (Stand 2026-09-16)
- Einstiegspreise der vier Pakete, Lizenz nur in aktiven Monaten, mindestens zehn Lizenzen, Zusätze ohne veröffentlichten Preis, zwei Prozent Wechselgebühr bei der Karte, DATEV-Premium-Partner und Nachfolgelösung zu DATEV Reisekosten classic nach eigener Angabe, mehr als 2.800 Unternehmen nach eigener Angabe — https://www.circula.com/de/preise (Stand 2026-09-16)
- Funktionsübersicht: SSO über Google, Okta, Microsoft Entra ID, OneLogin und JumpCloud als kostenfreie Einrichtung, mehrere Gesellschaften, Tagestouren, Archiv und CO2-Bericht als kostenpflichtige Zusätze, Exportformate und Massen-Export im Standard, kostenpflichtige Export- und Schnittstellenanpassungen, SAP S/4HANA und KI-Programm im Beta-Stadium — https://help.circula.com/de/articles/662053-circula-funktionen-im-uberblick (Stand 2026-09-16)
- KI-Funktionen mit großen Sprachmodellen, Kategorievorhersage aus Mustern im eigenen Unternehmen, Verarbeitung nur in der EU, kein Training mit Kundendaten, 24 Stunden Aufbewahrung, Verantwortung verbleibt beim Unternehmen — https://help.circula.com/de/articles/533930-wie-circula-ki-funktioniert (Stand 2026-09-16)
- Hosting auf AWS-Servern in Deutschland laut Hilfeseite zum Datenschutz — https://help.circula.com/de/articles/279521-datenschutz (Stand 2026-09-16)
- Archivierung nach GoBD über DATEV Belege online oder als optionaler Service eines Software-Partners — https://help.circula.com/de/articles/279448-dokumentenmanagementsystem-dms (Stand 2026-09-16)
- Zertifikat nach IDW PS 880 für die Reisekosten-Erfassungs-Software Version 6.5, Prüfbericht vom 22.08.2025, Eger, Färber & Kollegen, Prüfkriterien und Verweis auf die Softwarebescheinigung — https://drive.google.com/file/d/1kgIhBfyS-_vZOw4KNC4x7lakmurW73Ik/view?usp=sharing (Stand 2026-09-16)
- Selbstauskunft zum integrierten Managementsystem nach den Anforderungen von DSGVO und ISO 27001 und Verlinkung des GoBD-Zertifikats — https://www.circula.com/de/compliance (Stand 2026-09-16)
- Finanzierung über einen zweistelligen Millionenbetrag am 24.01.2022 mit Alstin Capital, Personio, Peak Capital, Storm Ventures und Capnamic, rund 50 Beschäftigte — https://financefwd.com/de/circula-finanzierung/ (Stand 2026-09-16)
- Erweiterte Series-A-Runde über 15 Mio. Euro am 07.05.2025 mit den bestehenden Geldgebern und CIBC Innovation Banking, Anbieterangabe von durchschnittlich 80 Prozent weniger manuellem Aufwand — https://www.circula.com/de/blog/circula-erhalt-15-millionen-euro-in-erweiterter-series-a-runde (Stand 2026-09-16)
- Anbietermeldung vom 20.03.2024 mit neuer Führungsmannschaft und mehr als 1.700 Kunden — https://www.circula.com/en/blog/circula-on-course-for-transformation-and-growth (Stand 2026-09-16)
- DATEV führt den Anbieter als Cloud-Lösung eines DATEV-Marktplatz-Premium-Partners auf der eigenen Seite zum Reisekostenmanagement — https://www.datev.de/web/de/unternehmen/loesungen/lohn-und-personal/software-reisekostenmanagement (Stand 2026-09-16)
- Keine Sicherheits-, Vertrauens- oder Unterauftragnehmerseite im Seitenverzeichnis des Anbieters mit 538 Adressen — https://www.circula.com/sitemap.xml (Stand 2026-09-16)
- Zertifikate und Testate Dritter helfen bei der Wahl eines Systems, binden die Finanzbehörde jedoch nicht, Randziffer 180 des Schreibens des Bundesministeriums der Finanzen vom 28.11.2019 — https://www.haufe.de/id/beitrag/grundsaetze-ordnungsmaessiger-buchhaltung-in-elektronischer-12-zertifizierung-von-softwaresystemen-HI7498152.html (Stand 2026-09-16)