# Apollo.io

> Apollo führt eine eigene Sammlung geschäftlicher Kontaktdaten und hängt Sequenzversand, Telefonie und Gesprächsaufzeichnung an dieselbe Oberfläche. Wer damit arbeitet, sucht eine Adresse und schreibt sie im selben Werkzeug an.

- Anbieter: ZenLeads, Inc. d/b/a Apollo.io
- Kanonische URL: https://www.convios.com/de/werkzeugkasten/apollo
- Sprachfassung: https://www.convios.com/en/toolbox/apollo
- Bereich: GTM & Vertrieb · Cluster: Kontaktdaten und Anreicherung
- Rolle: Fertigprodukt · Herkunft: Etabliert, KI nachgerüstet
- Stand: 2026-08-03 · Geprüft: 2026-08-03 · Autor: Dr. Oliver Gausmann, Convios GmbH
- Werkzeugkasten: https://www.convios.com/de/werkzeugkasten — Markdown: https://www.convios.com/de/werkzeugkasten.md

## Urteil

Effizienz im Einzelfall: Adressen und Versand aus einer Hand sparen Zeit und ein zweites Abonnement. Für einen Vorsprung reicht das nicht, denn derselbe Bestand steht jedem Wettbewerber ab 49 USD im Monat offen, und was ein Kunde an eigenen Daten einspielt, wächst nach dem Auftragsverarbeitungsvertrag in denselben Bestand hinein. Auch als unternehmensweite Fähigkeit taugt es nicht: gekauft wird Rohstoff, und das Urteil darüber, wen anzusprechen sich lohnt, liegt weiter im Haus. In Deutschland kommt ein zweiter Punkt dazu, der auf keiner Funktionsliste steht. § 7 Abs. 2 Nr. 2 UWG verlangt für Werbung per E-Mail eine vorherige ausdrückliche Einwilligung, auch zwischen Unternehmen, und eine verifizierte Adresse ersetzt diese Einwilligung nicht. Wer den Kanal trotzdem bespielt, kauft Reichweite und Rechtsrisiko im selben Abonnement. Das Werkzeug erledigt eine Aufgabe schneller, es verschiebt keine Position.

## Eignung nach Unternehmensgröße

- Solopreneur: geeignet — Der kostenlose Zugang bringt 900 Kredite je Platz und Jahr, monatlich freigegeben, und reicht zum Prüfen des Bestands. Basic kostet 49 USD je Platz und Monat bei Jahreszahlung. Der Preis ist für eine Einzelperson tragbar. Die Pflichten wandern trotzdem mit: die Information nach Artikel 14 DSGVO binnen eines Monats an jeden angeschriebenen Kontakt schuldet der Absender, und Apollo nimmt sie ihm nicht ab.
- KMU: geeignet — Für diese Größe ist der Zuschnitt gemacht. Professional kostet 79 USD je Platz und Monat bei Jahreszahlung und deckt Sequenzen, Postfächer, Aufzeichnung und Auswertung ab, was sonst drei Abonnements wären. Die Aufgabe im Haus ist die Verbrauchssteuerung, weil Kredite am Ende des Abrechnungszeitraums verfallen und die Gebühr sich nach den gekauften statt den genutzten Krediten richtet.
- Konzern: bedingt geeignet — Einmalanmeldung liegt erst im Organization-Tarif, 119 USD je Platz und Monat bei mindestens drei Plätzen. Zu auswertbaren Zugriffsprotokollen gibt es keine öffentliche Zusage, die Verarbeitung findet in den Vereinigten Staaten statt und eine europäische Region wird nirgends angeboten. Entscheidend für eine Beschaffung ist aber der Auftragsverarbeitungsvertrag selbst: er stellt Apollo für den Abgleich gegen die eigene Kontaktsammlung ausdrücklich als eigenständig Verantwortlichen, und damit lässt sich der Einkauf hier nicht als reine Auftragsverarbeitung abbilden.

## Tragfähigkeit des Anbieters

Etabliert: Das Unternehmen ist seit 2015 am Markt und hat 2023 zuletzt öffentlich Kapital aufgenommen. Für eine Beschaffung zählt ein anderer Punkt mehr als die Kapitalausstattung: Apollo ist in mehreren US-Bundesstaaten als Datenhändler registriert, und das Geschäft besteht darin, Angaben über Personen zu verkaufen, die davon zunächst nichts wissen. Der 2018 dokumentierte offene Datenbestand liegt lange zurück und beschreibt trotzdem die Größenordnung dessen, was in einem solchen Bestand liegt.

- Rechtsperson und Sitz: ZenLeads, Inc. d/b/a Apollo.io, 440 N Barranca Ave #4750, Covina, CA 91723-1722, USA (Quelle: https://www.apollo.io/privacy-policy/processing-notice, Stand 2026-08-03)
- Marktdauer: 2015 als ZenProspect gegründet, Y-Combinator-Jahrgang Winter 2016, seit 2018 unter dem Namen Apollo.io (Quelle: https://www.ycombinator.com/companies/1044, Stand 2026-08-03)
- Finanzierung: 100 Mio. USD Serie D bei einer Bewertung von 1,6 Mrd. USD am 29.08.2023, geführt von Bain Capital Ventures, Gesamtaufnahme rund 250 Mio. USD nach Anbieterangabe; danach bis heute keine weitere Runde gemeldet (Quelle: https://www.apollo.io/magazine/apolloio-secures-100-million-series-d-at-16b-valuation-to-drive-world-class-gtm, Stand 2026-08-03)
- Registrierung als Datenhändler: seit 01.07.2020 bei der kalifornischen Generalstaatsanwaltschaft als Datenhändler registriert, dort mit der Anschrift 101 Montgomery Street, Suite 400, San Francisco; weitere Registrierungen in Oregon, Texas und Vermont nach eigener Angabe (Quelle: https://oag.ca.gov/data-broker/registration/186881, Stand 2026-08-03)
- Dokumentierter Vorfall: im Juli 2018 lag ein Datenbestand ohne Passwortschutz offen im Netz; 126 Mio. eindeutige E-Mail-Adressen daraus wurden an Have I Been Pwned übergeben, dort mit Meldedatum 05.10.2018 geführt (Quelle: https://haveibeenpwned.com/breach/Apollo, Stand 2026-08-03)
- Nachweis Sicherheitsprüfung: ISO 27001 und SOC 2 nach Anbieterangabe durch die Prüfgesellschaft A-LIGN; der SOC-2-Bericht wird nur über den Vertrieb herausgegeben (Quelle: https://www.apollo.io/product/security, Stand 2026-08-03)

## Ausstiegskosten

Mittel: Die Daten kommen heraus, und sie bleiben nutzbar: die Nutzungsbedingungen räumen eine unbefristete Lizenz an den erzeugten Listen ein, begrenzt auf den eigenen Geschäftsbetrieb und ohne Weiterverkauf. Der Export kostet Kredite, also kostet auch der Weg aus dem System heraus. Was den Wechsel wirklich schwer macht, steht im Auftragsverarbeitungsvertrag: Widersprüche und Löschverlangen, die Apollo meldet, sind auf alle bereits exportierten Datensätze anzuwenden, solange diese im eigenen Haus liegen. Diese Pflege läuft weiter, wenn das Abonnement längst gekündigt ist. Dazu kommt die Zustellfähigkeit der angebundenen Postfächer, die ein neues Werkzeug erst wieder aufbauen muss.

## Regulatorik und Daten

| Punkt | Befund | Belegstand | Stand |
|---|---|---|---|
| Auftragsverarbeitung | öffentlich abrufbar und über die Nutzungsbedingungen einbezogen, deckt aber nur den Teil ab, in dem Apollo Auftragsverarbeiter ist — Der Vertrag liegt frei aus und ist per Verweis Bestandteil der Nutzungsbedingungen. Sein Abschnitt 3(b) trennt die Rollen: für Sequenzen, Aufzeichnungen und Kontodaten ist Apollo Auftragsverarbeiter, für die eigene Kontaktsammlung dagegen eigenständig Verantwortlicher. Derselbe Abschnitt sagt weiter, dass Apollo auch für Kundendaten eigenständig Verantwortlicher wird, sobald diese gegen die Kontaktsammlung abgeglichen werden, und dass Apollo sie dann zur Anreicherung dieser Sammlung für alle Nutzer verwendet. Die Abschnitte zu Unterauftragnehmern, Löschung und Prüfrechten gelten für diesen Teil ausdrücklich nicht. | teilweise belegt | 2026-08-03 |
| Speicherort | Vereinigte Staaten, keine europäische Region im Angebot — Datenschutzerklärung und Verarbeitungshinweis nennen die Vereinigten Staaten als Ort der Verarbeitung. Das Vertrauensportal führt Amazon Web Services und Google Cloud als Unterauftragnehmer, ohne eine Region zu benennen. Eine wählbare europäische Speicherung taucht in keinem der öffentlich erreichbaren Dokumente auf. | teilweise belegt | 2026-08-03 |
| Subunternehmer | Liste im Vertrauensportal öffentlich einsehbar, ohne Zweck und Land je Eintrag — Das Vertrauensportal zeigt die Unterauftragnehmer ohne vorherige Anfrage, darunter Amazon Web Services, Google Cloud, Databricks, Snowflake und OpenAI. Zweck und Sitzland stehen dort nicht je Eintrag. Der Auftragsverarbeitungsvertrag sagt eine Ankündigung 30 Tage vor dem Einsatz eines neuen Unterauftragnehmers zu; wer widerspricht und sich nicht einigt, darf kündigen und bekommt vorausbezahlte Beträge anteilig zurück. Ein Widerspruch binnen 30 Tagen gilt als Zustimmung. | teilweise belegt | 2026-08-03 |
| Drittlandübermittlung | Übermittlung in die Vereinigten Staaten, abgesichert über EU-US-Datenschutzrahmen und Standardvertragsklauseln — Die Datenschutzerklärung nennt eine Zertifizierung unter dem EU-US-Datenschutzrahmen samt der Erweiterungen für das Vereinigte Königreich und die Schweiz, einbezogen sind die Tochtergesellschaften Zenleads Holdings LLC und Varsovia Holdings LLC. Ergänzend sind Standardvertragsklauseln und Übermittlungsfolgenabschätzungen genannt. Der Auftragsverarbeitungsvertrag bindet beide Module ein, Modul 1 für die Übermittlung zwischen getrennt Verantwortlichen und Modul 2 für die Auftragsverarbeitung, mit irischem Recht für die Klauseln. Die Eintragung in der amtlichen Teilnehmerliste war im Rahmen dieser Prüfung nicht auslesbar und ist vor einer Beschaffung dort nachzusehen. | belegt | 2026-08-03 |
| Training mit Kundendaten | Weitergabe an Modellanbieter zum Anlernen nur nach Offenlegung und Einwilligung, Löschung dort binnen 30 Tagen zugesagt — Die KI-Richtlinie benennt OpenAI, Anthropic, Google, Perplexity und Assembly AI als eingesetzte Anbieter und sagt zu, dass Kundendaten dort binnen 30 Tagen gelöscht werden. Die Zusage zum Anlernen ist an eine Bedingung geknüpft und lautet, dass Apollo Kundendaten dazu nur nach vorheriger Offenlegung und Einwilligung weitergibt. Formuliert ist damit ein Vorbehalt, und er steht auf einer Richtlinienseite statt im Vertrag. Davon zu trennen ist die Verwendung im eigenen Haus: nach den Nutzungsbedingungen darf Apollo Kundendaten verwenden, um die eigene Kontaktsammlung auszubauen, anzureichern und zu prüfen. | teilweise belegt | 2026-08-03 |
| Aufbewahrung und Löschung | Löschung oder Rückgabe binnen 90 Tagen nach Vertragsende für Kundendaten, keine Frist für die Kontaktsammlung — Der Auftragsverarbeitungsvertrag sagt für Kundendaten binnen 90 Tagen nach Vertragsende nach Wahl des Kunden Löschung oder vollständige Rückgabe zu, mit dem üblichen Vorbehalt gesetzlicher Aufbewahrungspflichten. Für den eigenen Bestand gilt etwas anderes: die Datenschutzerklärung beziffert dort keine Frist und hält die Angaben so lange, wie sie im Produkt nützlich sind. Wer widerspricht, wird in eine Sperrliste aufgenommen, die ausdrücklich weiter geführt wird. | teilweise belegt | 2026-08-03 |
| Zertifikate | ISO 27001 und SOC 2 durch A-LIGN, dazu CASA Tier 2, ohne Angabe von Normfassung und Geltungsbereich — Die Sicherheitsseite nennt beide Nachweise samt Prüfgesellschaft und bietet die Zertifikate zum Herunterladen an, den SOC-2-Bericht nur über den Vertrieb. Welche Fassung der Norm geprüft wurde und welcher Geltungsbereich abgedeckt ist, steht auf den öffentlich erreichbaren Seiten nicht. Zusätzlich genannt sind jährliche Eindringtests durch einen zertifizierten Dritten und vierteljährliche interne Prüfungen. | teilweise belegt | 2026-08-03 |
| EU-KI-Verordnung, Artikel 50 | unklar — Weder KI-Richtlinie noch Sicherheitsseite oder Nutzungsbedingungen erwähnen die KI-Verordnung. Praktisch trägt die Pflicht ohnehin der Betreiber: wer mit diesem Werkzeug maschinell erzeugte Ansprache verschickt oder einen KI-Assistenten gegenüber Menschen auftreten lässt, setzt die Kennzeichnung nach Artikel 50 der Verordnung (EU) 2024/1689 selbst, die seit dem 02.08.2026 gilt. Dafür braucht es keine Zusage des Anbieters, wohl aber eine eigene Festlegung im Ablauf. | teilweise belegt | 2026-08-03 |
| Protokollierung | Aktivitätsprotokoll im Konto erwähnt, Reichweite und Aufbewahrung öffentlich offen — Der Auftragsverarbeitungsvertrag erwähnt ein Aktivitätsprotokoll im Konto, allerdings nur als Weg, über den Apollo Widersprüche und Löschverlangen bekannt gibt. Was dort über Zugriffe und Änderungen festgehalten wird, wie lange es liegt und ob es sich in eigene Systeme ausleiten lässt, steht auf keiner öffentlich erreichbaren Seite. Die Preisseite nennt für den Organization-Tarif erweiterte Sicherheitseinstellungen, ohne sie aufzuschlüsseln. Damit lassen sich Nachweispflichten vorab nicht planen. | teilweise belegt | 2026-08-03 |

## Kosten

- Einstieg: Kostenlos mit 900 Krediten je Platz und Jahr, monatlich freigegeben. Basic kostet 49 USD je Platz und Monat bei Jahreszahlung mit 30.000 Krediten je Platz und Jahr, Professional 79 USD mit 48.000 Krediten, Organization 119 USD mit 72.000 Krediten und mindestens drei Plätzen. Zwei Zusatzpakete für eingehende Anfragen und für erweiterte Telefonie kosten je 119 USD je Team und Monat. Alle Angaben ohne Steuern. (Stand 2026-08-03)
- Teuer wird es: Die Kredite sind die zweite Währung, und sie laufen nur in eine Richtung. Eine E-Mail-Adresse kostet höchstens einen Kredit, eine geprüfte Telefonnummer mehr. Auch der Export eines Kontakts aus dem System heraus verbraucht Kredite, der Weg nach draußen ist also Teil des Verbrauchs. Nach den Nutzungsbedingungen richtet sich die Abo-Gebühr nach den gekauften statt den genutzten Krediten, sie ist im laufenden Zeitraum weder kündbar noch erstattungsfähig, und nicht verbrauchte Kredite verfallen am Ende des Abrechnungszeitraums ohne Übertrag. Wer den Bedarf zu hoch ansetzt, zahlt zweimal. Der zweite Sprung sitzt in der Beschaffung: Einmalanmeldung gibt es erst ab Organization, was den Einstieg von 49 auf 119 USD je Platz und Monat bei mindestens drei Plätzen hebt.

## Drei Wege im Vergleich

### Etablierten Datenanbieter mit dokumentierter Herkunft kaufen

ZoomInfo ist das übliche Gegenstück in großen Häusern, für europäische Beschaffungen häufig Cognism, das die Herkunft seiner Kontakte für den deutschsprachigen Raum ausdrücklich als Merkmal führt. Konzerne bleiben dort, weil Einkauf und Datenschutz eine Vertragspartei mit Ansprechpartner in Europa, benannter Herkunft der Datensätze und verhandelten Prüfrechten brauchen. Bezahlt wird das mit einem Vielfachen des Preises und mit Laufzeiten über Jahre statt über Monate.

### Werkbank statt fertigem Bestand

Clay fragt mehrere Datenanbieter nacheinander ab und legt die eigene Bewertungslogik darüber, ohne einen eigenen Bestand vorzuhalten. Der Einstieg liegt bei 167 USD im Monat gegenüber 49 USD, und der Versand fehlt, den man dann getrennt einkauft. Dafür bleibt nachvollziehbar, warum eine Firma auf der Liste steht, und diese Begründung gehört dem eigenen Haus. Aufgegeben wird die Bequemlichkeit, Suchen und Anschreiben in derselben Oberfläche zu erledigen, und es wird Arbeit eingekauft statt Ergebnis.

### Eigenes Kontaktregister mit zugekauften Adressen

Ein Register in der eigenen Datenbank, gebaut mit Claude Code, die Modellaufrufe für Einordnung und Bewertung über LiteLLM geführt, die Anbieterschlüssel in Infisical, die Bewertungslogik versioniert in GitHub, der Versand über lemlist mit Speicherung in der Europäischen Union. Gerechnet mit 900 Euro Tagessatz und 10 bis 15 Personentagen für einen tragfähigen ersten Stand liegt der Aufbau bei 9.000 bis 13.500 Euro, dazu die Adresskosten und der laufende Betrieb; diese Rechnung ist eine Schätzung. Der Punkt, an dem es typischerweise bricht, ist der Bestand selbst: Adressen muss man weiter einkaufen, der Eigenbau ersetzt also die Werkbank und nie die Datenquelle. Dazu kommen Zustellfähigkeit als eigene Disziplin, die Informationspflicht nach Artikel 14 DSGVO, die unverändert bleibt, und die Frage, wer das Register pflegt, wenn der Erbauer das Haus verlässt.

Empfehlung nach Größe:

- Solopreneur: Kostenlos anfangen und vor der ersten Kampagne die Einwilligungsfrage klären.
- KMU: Professional kaufen, den Kreditverbrauch monatlich ansehen und die Information nach Artikel 14 fest in den Ablauf schreiben.
- Konzern: Nur mit Organization, vorher Protokollierung schriftlich klären und die Rolle als eigenständig Verantwortlicher mit dem Datenschutz durchsprechen.

## Einordnung

- Setzt Methode um: [Predictable Revenue / Cold Calling 2.0](https://www.convios.com/de/methodik/predictable-revenue) — Die Methode trennt Recherche, Erstansprache und Abschluss in eigene Rollen, und Apollo liefert der Recherchestufe den Adressbestand samt Filtern, ohne den ein solches Team seine erste Liste nicht füllt.
- Setzt Methode um: [Warm-Outreach-Maschine](https://www.convios.com/de/methodik/warm-outreach-maschine) — Die Methode braucht einen wiederholbaren Ablauf aus Liste, Sequenz und Nachfassen an einer Stelle, und genau diese drei Schritte liegen hier in derselben Oberfläche.
- Setzt Methode um: [Lead-Scoring: beste Leads zu besten Closern](https://www.convios.com/de/methodik/lead-scoring-routing) — Die Verteilung nach Erfolgsaussicht setzt voraus, dass je Kontakt überhaupt Merkmale vorliegen, und Apollo liefert diese Merkmale samt einer eigenen Bewertungsfunktion aus dem Bestand heraus.
- Alternative: [Clay](https://www.convios.com/de/werkzeugkasten/clay)
- Alternative: [lemlist](https://www.convios.com/de/werkzeugkasten/lemlist)
- Verdrängt: Getrennte Abonnements für Adressbestand, Sequenzversand und Gesprächsaufzeichnung, Adressrecherche von Hand über Firmenwebseiten und Netzwerkprofile, Kontaktlisten in Tabellenkalkulationen, die nach drei Monaten niemand mehr pflegt

## Belege

- Rechtsperson, Anschrift, Registrierung als Datenhändler in vier Bundesstaaten, Rechtsgrundlage berechtigtes Interesse, drei Wege der Datenerhebung — https://www.apollo.io/privacy-policy/processing-notice (Stand 2026-08-03)
- Rollentrennung nach Abschnitt 3(b), eigenständige Verantwortlichkeit beim Abgleich gegen die Kontaktsammlung, Löschung oder Rückgabe binnen 90 Tagen, Ankündigung neuer Unterauftragnehmer 30 Tage vorher, Standardvertragsklauseln Modul 1 und 2 — https://www.apollo.io/dpa (Stand 2026-08-03)
- Verwendung von Kundendaten zum Ausbau der eigenen Kontaktsammlung, unbefristete Lizenz an den erzeugten Listen für den eigenen Geschäftsbetrieb, Verfall der Kredite ohne Übertrag, Gebühr nach gekauften statt genutzten Krediten, Postfach-Auslesung mit Widerrufsmöglichkeit — https://www.apollo.io/terms (Stand 2026-08-03)
- Tarife, Kredite je Platz und Jahr, Einmalanmeldung erst im Organization-Tarif, Preise der Zusatzpakete, Export verbraucht Kredite — https://www.apollo.io/pricing (Stand 2026-08-03)
- Eingesetzte Modellanbieter, Löschung beim Modellanbieter binnen 30 Tagen, Vorbehalt zum Anlernen mit Offenlegung und Einwilligung — https://www.apollo.io/ai-policy (Stand 2026-08-03)
- ISO 27001 und SOC 2 durch A-LIGN, jährliche Eindringtests, vierteljährliche interne Prüfungen, Bericht nur über den Vertrieb — https://www.apollo.io/product/security (Stand 2026-08-03)
- Verarbeitung in den Vereinigten Staaten, Zertifizierung unter dem EU-US-Datenschutzrahmen mit zwei Tochtergesellschaften, Aufbewahrung ohne Frist im eigenen Bestand, Sperrliste nach Widerspruch — https://www.apollo.io/privacy-policy (Stand 2026-08-03)
- Registrierung als Datenhändler bei der kalifornischen Generalstaatsanwaltschaft seit 01.07.2020 — https://oag.ca.gov/data-broker/registration/186881 (Stand 2026-08-03)
- Offener Datenbestand aus Juli 2018 mit 126 Mio. eindeutigen E-Mail-Adressen — https://haveibeenpwned.com/breach/Apollo (Stand 2026-08-03)
- Serie D über 100 Mio. USD bei 1,6 Mrd. USD Bewertung am 29.08.2023 — https://www.apollo.io/magazine/apolloio-secures-100-million-series-d-at-16b-valuation-to-drive-world-class-gtm (Stand 2026-08-03)